Danh sách hồ sơ visa SSW: Bạn và chủ lao động nộp gì

Hồ sơ giấy tờ cho visa Specified Skilled Worker chia thành hai nửa: tài liệu bạn cung cấp và tài liệu chủ lao động của bạn cung cấp. Tổng quan pillar phác thảo luồng hồ sơ trong một đoạn văn; bài viết này đi sâu thêm một tầng vào chính danh sách tài liệu — từng mục, ai cung cấp, nó chứng minh gì, và những thiếu sót phổ biến nằm ở đâu.

Điều này quan trọng vì SSW được cấu trúc khác với work visa thông thường. Một hồ sơ work visa thông thường dựa vào bằng cấp và tình trạng tài chính của chủ lao động; một hồ sơ SSW dựa vào kỹ năng thực hành được chứng minh, tiếng Nhật chức năng, và cam kết hỗ trợ đã đăng ký. Điều đó dịch trọng tâm của hồ sơ giấy tờ sang chứng chỉ kỳ thi, 登録支援計画書 (kế hoạch hỗ trợ đã đăng ký), và — cho tốt nghiệp Technical Intern — chứng chỉ hoàn thành miễn thi hoàn toàn.

1. Hai lộ trình hồ sơ, hai bộ tài liệu

Nơi bạn vật lý ở khi nộp quyết định sự chia đầu tiên trong hồ sơ giấy tờ của bạn. Yêu cầu giống nhau dù bằng cách nào; chỉ lớp bọc thủ tục khác.

Lộ trình A — ở nước ngoài: Certificate of Eligibility (COE). Nếu bạn ở ngoài Nhật, chủ lao động của bạn (hoặc tổ chức hỗ trợ đã đăng ký của họ) nộp 在留資格認定証明書交付申請 (Application for Certificate of Eligibility) cho Cục Quản lý Xuất nhập cảnh trong Nhật, thay bạn. Đơn COE tự nó miễn phí nộp. Khi được cấp, bạn mang COE cùng hộ chiếu, đơn xin visa, và ảnh đến đại sứ quán hoặc lãnh sự quán Nhật Bản ở nước bạn, nơi cấp visa thực tế (Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, trang status SSW). COE là tài liệu chứng minh với đại sứ quán rằng bạn đã được sàng lọc cho status.

Lộ trình B — đã ở Nhật: đổi status. Nếu bạn đã giữ một status of residence khác (ví dụ, bạn đang kết thúc Technical Intern Training), bạn nộp 在留資格変更許可申請 (Application for Permission to Change Status of Residence) thay cho COE. Cái này không miễn phí: kể từ đợt điều chỉnh phí tháng 4 năm 2025 nó tốn 6,000 yen trực tiếp hoặc 5,500 yen trực tuyến. Gia hạn một thời kỳ SSW hiện có sau này (在留期間更新許可申請) mang cùng phí 6,000 / 5,500 yen.

Các tài liệu nội dung — bằng chứng kỹ năng của bạn, trình độ ngôn ngữ, việc làm, và kế hoạch hỗ trợ của chủ lao động — chung cho cả hai lộ trình. Khác biệt là mẫu bìa (đơn COE so với đơn đổi status) và liệu bạn cũng có cần hồ sơ visa giai đoạn đại sứ quán hay không.

2. Kế hoạch hỗ trợ đã đăng ký: tài liệu cốt lõi của chủ lao động

Trước danh sách chi tiết, một tài liệu đáng được nhấn mạnh vì nó không có tương đương trong hồ sơ work visa thông thường: 登録支援計画書 (kế hoạch hỗ trợ đã đăng ký).

Một công ty tuyển lao động Loại 1 phải cung cấp một gói hỗ trợ đã đăng ký xác định — định hướng trước khi đến, giúp mở tài khoản ngân hàng và tìm nhà, phiên dịch và hỗ trợ ngôn ngữ, hướng dẫn thủ tục công, và một kênh tư vấn và khiếu nại. 登録支援計画書 là kế hoạch viết đặt ra chính xác cách tất cả việc này sẽ được giao cho bạn cụ thể (Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, trang status SSW). Nó được nộp như một phần tài liệu phía chủ lao động (Bảng 2, dưới).

Nếu chủ lao động của bạn không thể tự chạy hỗ trợ, họ phải ký hợp đồng với một tổ chức hỗ trợ đã đăng ký (登録支援機関) để giao. Trong trường hợp đó kế hoạch vẫn ghi tên bạn là lao động được hỗ trợ, nhưng một bên thứ ba đã đăng ký mang nghĩa vụ. Bài yêu cầu bao phủ lý do nghĩa vụ này tồn tại; ở đây điểm chính là bản thân kế hoạch là một tài liệu nộp bắt buộc, không phải sự lịch thiệp — không có nó hồ sơ không tiến hành.

3. Cấu trúc ba bảng chính thức

Cục Quản lý Xuất nhập cảnh tổ chức danh sách tài liệu SSW thành ba bảng, và chúng là bộ khung của bất kỳ hồ sơ SSW nào (Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, trang status SSW):

• Bảng 1 (第1表) — tài liệu về người nộp hồ sơ (bạn): đơn xin của bạn, ảnh, bản sao hộ chiếu, CV, chứng chỉ kỹ năng và ngôn ngữ, và giấy khám sức khỏe.
• Bảng 2 (第2表) — tài liệu về tổ chức tiếp nhận (chủ lao động của bạn): đăng ký công ty, báo cáo tài chính, hợp đồng lao động, bằng chứng tham gia bảo hiểm, giải thích lương, và kế hoạch hỗ trợ đã đăng ký.
• Bảng 3 (第3表) — tài liệu chuyên ngành: mỗi trong 16 ngành thêm các mục riêng, nên danh sách chính xác tùy thuộc vào ngành bạn đang ở.

Phần còn lại của danh sách này theo cấu trúc đó, rồi bao phủ giai đoạn đại sứ quán cho ứng viên ở nước ngoài và tài liệu một tốt nghiệp Technical Intern nộp thay.

4. Bảng 1: tài liệu bạn cung cấp

Đây là các mục phía người nộp hồ sơ, lấy từ danh sách hồ sơ SSW chính thức và trang status ISA. Trừ khi được miễn, bạn cần tất cả.

Đơn xin (申請書). Bạn và công ty điền cùng nhau. Mẫu khác tùy lộ trình — mẫu đơn COE cho lộ trình ở nước ngoài, mẫu đổi status cho lộ trình trong Nhật.

Ảnh. Một ảnh đo 4 cm × 3 cm, đính kèm đơn xin. Đây là kích thước mà mẫu đơn COE kỳ vọng; lưu ý ảnh visa giai đoạn đại sứ quán (§7) có thể dùng kích thước khác tùy lãnh sự quán, nên không coi một ảnh hoạt động cho cả hai giai đoạn.

Bản sao hộ chiếu (hoặc Certificate of Status of Residence). Cho đơn COE bạn nộp bản sao hộ chiếu; cho đổi status bạn trình hộ chiếu và thẻ cư trú (tài liệu yêu cầu SSW).

CV / hồ sơ việc làm (経歴書). Một tuyên bố về lịch sử việc làm do bạn soạn. Đây không phải bảng điểm học thuật mà work visa thông thường muốn — SSW không yêu cầu bằng cấp — nó là hồ sơ thực hành về nơi bạn đã làm việc và việc bạn làm.

Chứng chỉ đậu kỳ thi kỹ năng (技能を証明する文書). Bằng chứng bạn đã đậu kỳ thi kỹ năng chuyên ngành cho lĩnh vực của bạn. Đây là một trong hai kỳ thi gác cửa vào SSW Loại 1, và chứng chỉ là tài liệu chứng minh nó.

Chứng chỉ năng lực tiếng Nhật (日本語能力を証明する文書). Bằng chứng bạn đã đậu kỳ thi ngôn ngữ — JFT-Basic (A2) hoặc JLPT N4, với các sắc thái chuyên ngành (bài kiểm tra đánh giá thêm của chăm sóc điều dưỡng, tài xế taxi/xe buýt cần N3) được bao phủ trong bài kỳ thi.

Giấy khám sức khỏe (健康診断書). Một giấy chứng nhận khám sức khỏe. Điều này xác nhận bạn đủ sức cho công việc — một yêu cầu đặc thù cho SSW mà work visa thông thường không áp dụng theo cùng cách. Các định dạng tham chiếu SSW chính thức bao gồm một mẫu khám sức khỏe chuẩn có sẵn từ danh sách mẫu ISA.

Chi tiết quyết định là cả hai chứng chỉ kỳ thi đều bắt buộc cho một ứng viên cold-start. Nếu bạn chưa thi và đậu cả hai kỳ thi, bạn không thể thay bằng bằng cấp hay kinh nghiệm theo cách work visa thông thường cho phép — chứng chỉ là cửa gác.

5. Bảng 2: tài liệu chủ lao động của bạn cung cấp

Đây là các mục tổ chức tiếp nhận. Chủ lao động của bạn soạn chúng; bạn không, nhưng bạn nên biết chúng là gì vì khoảng trống ở đây trì hoãn hồ sơ của bạn nhiều như khoảng trống trong hồ sơ riêng của bạn (trang status SSW ISA).

Đăng ký công ty (登記事項証明書). Trích đăng ký chính thức chứng minh công ty hợp pháp tồn tại và được đăng ký hoạt động trong ngành của nó.

Báo cáo tài chính (決算書). Báo cáo tài chính gần nhất của công ty, cho thấy nó là một doanh nghiệp đang hoạt động có thể thuê bạn. Điều này song song với tài liệu work visa thông thường, nơi tình trạng tài chính của chủ lao động là trung tâm.

Bằng chứng tham gia bảo hiểm. Tài liệu cho thấy tình trạng tham gia của công ty trong bảo hiểm lao động (労働保険) và bảo hiểm xã hội (社会保険) — bằng chứng nó đáp ứng nghĩa vụ của mình với tư cách chủ lao động.

Hợp đồng lao động / điều kiện (雇用条件書). Hợp đồng lao động viết nêu nhiệm vụ, giờ, và lương của bạn. SSW có quy tắc cụ thể rằng bồi thường của bạn phải ở mức bằng hoặc cao hơn mức trả cho lao động Nhật Bản làm công việc tương đương, nên hợp đồng được kiểm tra cho điều này, không chỉ cho sự tồn tại của nó.

Giải thích lương (報酬に関する書類). Một tài liệu giải thích số tiền thù lao của bạn và cách nó được đặt — kiểm tra "bằng hoặc cao hơn lao động Nhật Bản tương đương" được làm rõ ràng.

Kế hoạch hỗ trợ đã đăng ký (登録支援計画書). Kế hoạch hỗ trợ mô tả trong §2 — tài liệu đặc thù SSW không có tương đương trong hồ sơ work visa thông thường.

Thông báo bổ nhiệm viên quản lý lao động. Xác nhận rằng công ty đã bổ nhiệm viên chức chịu trách nhiệm quản lý điều kiện lao động người nước ngoài (労務管理) và thực hiện thông báo yêu cầu. Tên gọi chính xác và bất kỳ mục chủ lao động bổ sung nào có thể khác theo ngành, nên coi trang status SSW ISA là thẩm quyền cho danh sách hiện tại.

Một đơn giản hóa đáng biết: nếu tổ chức tiếp nhận đã nhận một lao động SSW trong cùng năm tài chính, một số tài liệu chủ lao động Bảng 2 không được yêu cầu nộp lại cho các hồ sơ tiếp theo (trang status SSW ISA). Chủ lao động của bạn nên kiểm tra xem lối tắt này có áp dụng không.

6. Bảng 3: tài liệu chuyên ngành

Mỗi trong 16 ngành xếp tài liệu bổ sung riêng lên các Bảng 1 và 2 chung (trang status SSW ISA). Nội dung khác theo lĩnh vực — chăm sóc điều dưỡng, xây dựng, dịch vụ ăn uống, nông nghiệp, v.v. mỗi bên có cơ quan chủ quản chỉ định bằng chứng thêm nào họ muốn.

Vì danh sách chuyên ngành thay đổi khi các bộ chủ quản cập nhật quy tắc, cách tiếp cận an toàn là đọc trang lĩnh vực của bạn trên trang SSW chính thức và xác nhận các mục Bảng 3 hiện tại trước khi nộp. Không coi danh sách của ngành khác áp dụng cho ngành của bạn — các mục phân biệt, ví dụ, chăm sóc điều dưỡng với xây dựng chính xác là thứ Bảng 3 nắm bắt.

7. Tài liệu thay thế miễn thi Technical Intern

Cho lao động đã hoàn thành Technical Intern Training (技能実習), một trong những thay thế quan trọng nhất trong toàn bộ danh sách áp dụng: bạn thay cả hai chứng chỉ kỳ thi bằng chứng chỉ hoàn thành Technical Intern của mình.

Cụ thể, nếu bạn đã hoàn thành Technical Intern Training No. 2 (技能実習2号) trong lĩnh vực phù hợp, bạn nộp chứng chỉ hoàn thành Technical Intern Training hai năm thay cho chứng chỉ kỳ thi kỹ năng và kỳ thi ngôn ngữ (tài liệu yêu cầu SSW). Kinh nghiệm thực tập được coi là bằng chứng của cùng kỹ năng, nên hai kỳ thi gác một ứng viên cold-start được miễn cho bạn.

Hai điều kiện quyết định thành bại của thay thế này:

• Lĩnh vực phải khớp. Việc miễn chỉ áp dụng khi ngành SSW của bạn là cùng lĩnh vực bạn được đào tạo với tư cách Technical Intern. Chuyển ngành nghĩa là chứng chỉ hoàn thành không còn bao phủ kỹ năng của lĩnh vực mới, và các kỳ thi quay lại.
• Chứng chỉ hoàn thành là tài liệu. Đây là mục đơn lẻ thay hai chứng chỉ, nên tính chính xác và hiện hành của nó quan trọng. Từ tháng 4 năm 2027 hệ thống Technical Intern được thay bằng hệ thống Ikusei Shūrō, nhưng nguyên tắc thay thế — hồ sơ hoàn thành đứng thay cho các kỳ thi — được giữ, vì điểm đến (SSW) và cửa gác thi của nó vẫn nguyên.

Cho mọi người khác — ứng viên đến từ nước ngoài hoặc từ nền tảng không thực tập — hai chứng chỉ kỳ thi trong Bảng 1 là không thể tránh.

8. Giai đoạn đại sứ quán (chỉ ứng viên ở nước ngoài)

Nếu bạn ở lộ trình COE, việc COE được cấp không phải bước cuối. Một khi chủ lao động gửi COE đã cấp cho bạn, bạn xin visa thực tế tại đại sứ quán hoặc lãnh sự quán Nhật Bản ở nước bạn. Hồ sơ giai đoạn đại sứ quán đó cần một bộ tài liệu nhỏ riêng (tài liệu yêu cầu SSW; MOFA, visa làm việc SSW):

• Hộ chiếu
• Đơn xin visa (một bản; một số quốc tịch, như Nga/CIS, cần hai)
• Ảnh — lưu ý kích thước ảnh đại sứ quán có thể khác với ảnh 4 cm × 3 cm giai đoạn COE, nên kiểm tra quy cách của lãnh sự quán cụ thể của bạn
• Certificate of Eligibility (COE chủ lao động của bạn có được)

Nếu bạn đã ở Nhật trên lộ trình đổi status, bạn bỏ qua hoàn toàn giai đoạn này — không có lần đến đại sứ quán, vì bạn không vào từ bên ngoài.

9. Dịch, định dạng, và thói quen nộp

Một vài quy tắc áp dụng trên toàn bộ hồ sơ, và chúng là cùng thói quen chi phối các tài liệu nhập cảnh Nhật Bản khác:

• Bản dịch. Tài liệu bằng ngôn ngữ khác tiếng Nhật hoặc tiếng Anh thường cần đính kèm bản dịch tiếng Nhật (tài liệu yêu cầu SSW). Lên kế hoạch cho điều này nếu bất kỳ chứng chỉ nào của bạn — hồ sơ việc làm, mẫu khám sức khỏe, bằng cấp trước — ở ngôn ngữ thứ ba.
• Giữ bản gốc. Tài liệu nộp thường không được trả lại. Nếu bản gốc khó thay thế, mang để kiểm tra nhưng nộp bản sao nơi quy tắc cho phép.
• Tính hiện hành. Giống các hồ sơ khác, chứng chỉ cấp trong Nhật nên gần — kiểm tra ngày cấp trước khi nộp thay vì thu thập tài liệu quá sớm.
• Khổ A4 một mặt. Mẫu chính thức được in một mặt trên giấy A4, cùng chuẩn dùng trên các hồ sơ nhập cảnh.

Tóm tắt: danh sách hoàn chỉnh

Lắp hồ sơ SSW của bạn quanh ba bảng, rồi thêm lớp bọc đặc thù lộ trình và bất kỳ mục giai đoạn đại sứ quán nào:

1. Quyết định lộ trình của bạn — COE (ở nước ngoài, miễn phí nộp) hoặc đổi status (trong Nhật, 6,000 yen / 5,500 yen trực tuyến kể từ tháng 4 năm 2025).
2. Bảng 1 (bạn): đơn xin, ảnh 4 cm × 3 cm, bản sao hộ chiếu, CV, chứng chỉ kỳ thi kỹ năng, chứng chỉ kỳ thi ngôn ngữ, và giấy khám sức khỏe (tài liệu yêu cầu SSW).
3. Bảng 2 (chủ lao động): đăng ký công ty, báo cáo tài chính, bằng chứng tham gia bảo hiểm, hợp đồng lao động, giải thích lương, và 登録支援計画書 kế hoạch hỗ trợ đã đăng ký (trang status SSW ISA).
4. Bảng 3 (ngành): tài liệu bổ sung của lĩnh vực bạn, được xác nhận trên thư mục ngành SSW chính thức.
5. Nếu bạn là tốt nghiệp Technical Intern, thay chứng chỉ hoàn thành 技能実習2号 hai năm cho hai chứng chỉ kỳ thi — cùng lĩnh vực duy nhất.
6. Nếu ở nước ngoài, thêm giai đoạn đại sứ quán: hộ chiếu, đơn xin visa, ảnh, và COE đã cấp.
7. Xuyên suốt, đính kèm bản dịch tiếng Nhật cho tài liệu không phải tiếng Nhật/tiếng Anh, giữ bản gốc, và xác nhận ngày và mục chuyên ngành so với các nguồn chính thức trước khi nộp.

Đây chỉ là thông tin chung và không phải tư vấn pháp lý.

Câu hỏi thường gặp