Danh sách kiểm tra giấy tờ xin vĩnh trú Nhật Bản 2026

Đối với hồ sơ xin vĩnh trú Nhật Bản, bộ giấy tờ của bạn phụ thuộc vào tư cách lưu trú hiện tại và hoàn cảnh cá nhân. Hãy bắt đầu từ danh sách kiểm tra theo từng loại do Cục Xuất nhập cảnh công bố, vì Cục Xuất nhập cảnh nêu rằng giấy tờ bắt buộc khác nhau tùy theo tư cách lưu trú hoặc tình trạng cá nhân.

Trong tiếng Nhật, đơn xin vĩnh trú là 永住許可申請 (eijū kyoka shinsei). Hướng dẫn này giải thích các giấy tờ xin vĩnh trú chính và cách sắp xếp danh sách kiểm tra giấy tờ vĩnh trú Nhật Bản cho năm 2026 dựa trên các trang chính thức của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú được cung cấp.

Bắt đầu với danh sách kiểm tra chính thức theo từng loại

Cục Xuất nhập cảnh nêu rằng giấy tờ cần thiết để xin vĩnh trú khác nhau tùy theo tư cách lưu trú hoặc tình trạng cá nhân của người nộp đơn, và người nộp đơn nên nộp tài liệu theo đúng loại đó (Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú, thủ tục vĩnh trú). Trước khi thu thập giấy tờ, hãy xác định danh sách chính thức nào áp dụng cho bạn.

Trang chính thức liên kết đến các danh sách giấy tờ riêng cho người nộp đơn là vợ/chồng hoặc con của công dân Nhật Bản, người vĩnh trú hoặc người vĩnh trú đặc biệt; người định trú dài hạn; người có tư cách lưu trú liên quan đến công việc và người phụ thuộc; chuyên gia nước ngoài trình độ cao; và chuyên gia nước ngoài trình độ cao đặc biệt (Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú, thủ tục vĩnh trú). Điều này quan trọng vì hồ sơ diện vợ/chồng không được chứng minh bằng cùng một bộ giấy tờ như hồ sơ theo visa lao động.

Bạn cũng nên kiểm tra phiếu tự kiểm tra dành cho loại của mình trước khi nộp đơn. Cục Xuất nhập cảnh lưu ý rằng ngay cả khi không có câu trả lời “Không”, việc được chấp thuận cũng không được bảo đảm, nhưng chỉ một câu “Không” cũng có thể khiến khả năng bị từ chối cao (Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú, thủ tục vĩnh trú).

Danh sách kiểm tra giấy tờ xin vĩnh trú cốt lõi

Giấy tờ đầu tiên là đơn xin cấp phép vĩnh trú, 永住許可申請書 (eijū kyoka shinseisho). Cả danh sách chính thức dành cho vợ/chồng và người định trú dài hạn đều yêu cầu một bản của mẫu đơn này (danh sách vĩnh trú diện vợ/chồng hoặc con, danh sách vĩnh trú diện người định trú dài hạn).

Bạn cũng cần một ảnh kích thước cao 4 cm, rộng 3 cm, dán vào đơn, trừ khi áp dụng miễn trừ liên quan. Cục Xuất nhập cảnh cho biết nếu sử dụng ảnh không phù hợp, người nộp đơn có thể được yêu cầu chụp lại (danh sách vĩnh trú diện vợ/chồng hoặc con).

Trong các danh sách dành cho vợ/chồng và người định trú dài hạn, người nộp đơn phải chuẩn bị giấy cư trú của hộ gia đình. Các danh sách này yêu cầu một bản giấy cư trú, 住民票 (jūminhyō), của tất cả thành viên gia đình trong cùng hộ, trong đó My Number được lược bỏ và các mục khác không bị lược bỏ (danh sách vĩnh trú diện vợ/chồng hoặc con, danh sách vĩnh trú diện người định trú dài hạn).

Giấy tờ chứng minh nghề nghiệp là một mục khác trong danh sách dành cho vợ/chồng và người định trú dài hạn. Nếu người nộp đơn, hoặc người chu cấp cho người nộp đơn, làm việc cho công ty hoặc tổ chức tương tự, giấy tờ được liệt kê là giấy chứng nhận đang làm việc, 在職証明書 (zaishoku shōmeisho), một bản (danh sách vĩnh trú diện vợ/chồng hoặc con).

Đối với người nộp đơn tự kinh doanh, các danh sách đề cập đến một bản sao tờ khai thuế cuối cùng và một bản sao giấy phép kinh doanh nếu có. Cục Xuất nhập cảnh cũng nêu rằng người tự kinh doanh cần tự chứng minh nghề nghiệp của mình (danh sách vĩnh trú diện vợ/chồng hoặc con, danh sách vĩnh trú diện người định trú dài hạn).

Thư nêu lý do, 理由書 (riyūsho), được yêu cầu trong danh sách dành cho người định trú dài hạn. Cục Xuất nhập cảnh cho biết thư này nên tự do mô tả lý do cần vĩnh trú, và nếu được viết bằng ngôn ngữ khác tiếng Nhật thì cần bản dịch (danh sách vĩnh trú diện người định trú dài hạn).

Cuối cùng, hồ sơ xin vĩnh trú yêu cầu giấy cam kết hiểu rõ, 了解書 (ryōkaisho). Cục Xuất nhập cảnh nêu rằng từ ngày 1 tháng 10 năm 2021, giấy tờ này là cần thiết đối với hồ sơ xin vĩnh trú (danh sách vĩnh trú diện vợ/chồng hoặc con).

Giấy tờ về thuế, lương hưu và bảo hiểm y tế

Giấy tờ thuế là một phần quan trọng trong bộ giấy tờ eijuu shinsei. Đối với người nộp đơn là vợ/chồng hoặc con, danh sách chính thức yêu cầu giấy tờ chứng minh thu nhập và tình trạng nộp thuế của người nộp đơn và người chu cấp cho người nộp đơn trong ba năm gần nhất; đối với con của công dân Nhật Bản, người vĩnh trú hoặc người vĩnh trú đặc biệt, danh sách nêu rằng nộp một năm gần nhất (danh sách vĩnh trú diện vợ/chồng hoặc con).

Đối với người định trú dài hạn, danh sách chính thức yêu cầu giấy tờ thu nhập và nộp thuế trong năm năm gần nhất của người nộp đơn và người chu cấp cho người nộp đơn (danh sách vĩnh trú diện người định trú dài hạn). Các giấy tờ thuế cư trú cấp địa phương được liệt kê là giấy chứng nhận chịu thuế hoặc không chịu thuế cư trú và giấy chứng nhận nộp thuế thể hiện tổng thu nhập hằng năm và tình trạng nộp thuế.

Cục Xuất nhập cảnh cũng yêu cầu tài liệu chứng minh rằng thuế cư trú đã được nộp đúng thời hạn trong các giai đoạn không được khấu trừ đặc biệt từ lương. Các ví dụ được liệt kê bao gồm bản sao sổ ngân hàng và biên lai, và Cục Xuất nhập cảnh nêu rằng bản in màn hình sổ ngân hàng trực tuyến được chấp nhận nếu được in ở dạng không thể chỉnh sửa, trong khi tệp Excel không được chấp nhận (danh sách vĩnh trú diện người định trú dài hạn).

Đối với thuế quốc gia, các danh sách chính thức yêu cầu giấy chứng nhận nộp thuế “Số 3” cho năm hạng mục thuế: thuế thu nhập khấu trừ tại nguồn và thuế thu nhập đặc biệt phục vụ tái thiết, thuế thu nhập kê khai và thuế thu nhập đặc biệt phục vụ tái thiết, thuế tiêu dùng và thuế tiêu dùng địa phương, thuế thừa kế, và thuế quà tặng. Cục Xuất nhập cảnh giải thích rằng giấy chứng nhận này chứng minh không có khoản thuế chưa nộp tính đến ngày cấp giấy chứng nhận, nên không cần chỉ định kỳ mục tiêu (danh sách vĩnh trú diện vợ/chồng hoặc con).

Giấy tờ lương hưu và bảo hiểm y tế công cũng được yêu cầu theo các hệ thống đã tham gia trong hai năm qua. Cục Xuất nhập cảnh nêu rằng nếu người nộp đơn đã tham gia nhiều hệ thống lương hưu công hoặc bảo hiểm y tế công, cần có giấy tờ cho từng hệ thống (danh sách vĩnh trú diện vợ/chồng hoặc con, danh sách vĩnh trú diện người định trú dài hạn).

Khi nộp giấy tờ thể hiện số lương hưu cơ bản, số đơn vị bảo hiểm, hoặc số người được bảo hiểm, Cục Xuất nhập cảnh hướng dẫn người nộp đơn bôi đen các số đó để không thể khôi phục. Đối với bảo hiểm y tế, các danh sách chính thức cũng đề cập đến giấy tờ thẻ bảo hiểm y tế My Number và giấy tờ xác nhận tư cách nếu áp dụng (danh sách vĩnh trú diện vợ/chồng hoặc con).

Giấy tờ khác nhau theo loại visa

Đối với trường hợp vợ/chồng hoặc con, hồ sơ bao gồm giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình. Trường hợp vợ/chồng của người Nhật liệt kê sổ hộ tịch của người vợ/chồng Nhật Bản, 戸籍謄本 (koseki tōhon), và giấy chứng nhận kết hôn do quốc gia của người nộp đơn cấp; trường hợp con của người Nhật liệt kê sổ hộ tịch của cha/mẹ người Nhật (danh sách vĩnh trú diện vợ/chồng hoặc con).

Đối với trường hợp vợ/chồng của người vĩnh trú, danh sách yêu cầu giấy chứng nhận kết hôn hoặc giấy tờ tương tự chứng minh quan hệ. Đối với con của người vĩnh trú hoặc người vĩnh trú đặc biệt, danh sách yêu cầu giấy khai sinh hoặc giấy tờ tương đương chứng minh quan hệ cha mẹ - con (danh sách vĩnh trú diện vợ/chồng hoặc con).

Đối với người nộp đơn có tư cách hiện tại là người định trú dài hạn, 定住者 (teijūsha), danh sách chính thức bao gồm thư nêu lý do và giấy tờ chứng minh tình trạng cá nhân, chẳng hạn sổ hộ tịch, giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy chứng nhận các nội dung được ghi trong thông báo nhận con, hoặc giấy tờ tương đương (danh sách vĩnh trú diện người định trú dài hạn).

Đối với người có tư cách lưu trú liên quan đến công việc, người phụ thuộc, chuyên gia nước ngoài trình độ cao và chuyên gia nước ngoài trình độ cao đặc biệt, Cục Xuất nhập cảnh cung cấp các trang giấy tờ riêng từ trang thủ tục vĩnh trú chính. Nguồn được cung cấp tại đây xác nhận rằng các loại đó có danh sách riêng, nhưng bạn không nên mặc định rằng bộ giấy tờ dành cho vợ/chồng hoặc người định trú dài hạn là đủ cho trường hợp visa lao động hoặc HSP (Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú, thủ tục vĩnh trú).

Đối với hồ sơ chuyên gia nước ngoài trình độ cao, điểm thực tế quan trọng là khớp đúng loại. Cục Xuất nhập cảnh tách riêng hồ sơ cho “chuyên gia nước ngoài trình độ cao” và “chuyên gia nước ngoài trình độ cao đặc biệt”, vì vậy hãy sử dụng danh sách tương ứng với cơ sở mà bạn nộp đơn (Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú, thủ tục vĩnh trú).

Giấy tờ hỗ trợ của người bảo lãnh

Trong danh sách chính thức dành cho vợ/chồng hoặc con, phần người bảo lãnh bao gồm một giấy bảo lãnh, 身元保証書 (mimoto hoshōsho), và giấy tờ làm rõ danh tính người bảo lãnh, chẳng hạn bản sao giấy phép lái xe (danh sách vĩnh trú diện vợ/chồng hoặc con).

Danh sách dành cho người định trú dài hạn có các mục người bảo lãnh cơ bản giống vậy: một giấy bảo lãnh và giấy tờ xác định danh tính người bảo lãnh, chẳng hạn bản sao giấy phép lái xe (danh sách vĩnh trú diện người định trú dài hạn). Trang thủ tục vĩnh trú chính nêu rằng người bảo lãnh thường là công dân Nhật Bản, người vĩnh trú, hoặc người vĩnh trú đặc biệt cư trú tại Nhật Bản (Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú, thủ tục vĩnh trú).

Trong hồ sơ diện vợ/chồng, Cục Xuất nhập cảnh lưu ý rằng người bảo lãnh thường là người vợ/chồng. Đây là ghi chú riêng theo loại, vì vậy không nên tự động áp dụng cho mọi trường hợp xin vĩnh trú (danh sách vĩnh trú diện vợ/chồng hoặc con).

Yêu cầu về ảnh, hộ chiếu và thẻ cư trú

Yêu cầu về ảnh là một ảnh 4 cm x 3 cm đáp ứng tiêu chuẩn được chỉ định. Các danh sách của Cục Xuất nhập cảnh nêu rằng ảnh nên được dán vào đơn, và việc in trực tiếp ảnh vào ô ảnh trên mẫu đơn được chấp nhận nếu đáp ứng tiêu chuẩn (danh sách vĩnh trú diện vợ/chồng hoặc con).

Các danh sách chính thức cũng yêu cầu xuất trình hộ chiếu hoặc giấy chứng nhận tư cách lưu trú của người nộp đơn. Nếu người nộp đơn không thể xuất trình hộ chiếu hoặc giấy chứng nhận, phải nộp thư nêu lý do giải thích vì sao (danh sách vĩnh trú diện vợ/chồng hoặc con, danh sách vĩnh trú diện người định trú dài hạn).

Thẻ cư trú của người nộp đơn cũng phải được xuất trình. Nếu người khác ngoài người nộp đơn nộp hồ sơ xin vĩnh trú, Cục Xuất nhập cảnh cho biết người đến văn phòng nên mang theo thẻ cư trú của người nộp đơn, trong khi người nộp đơn giữ một bản sao của thẻ; nếu người nộp đơn có giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú, giấy phép đó cũng phải được xuất trình (danh sách vĩnh trú diện vợ/chồng hoặc con).

Quy tắc dịch thuật và định dạng

Cục Xuất nhập cảnh nêu rằng nếu giấy tờ nộp được lập bằng tiếng nước ngoài, phải đính kèm bản dịch tiếng Nhật. Riêng đối với thư nêu lý do, trang dành cho người định trú dài hạn nói rằng cần bản dịch nếu thư được viết bằng ngôn ngữ khác tiếng Nhật (danh sách vĩnh trú diện người định trú dài hạn).

Giấy chứng nhận được cấp tại Nhật Bản phải được nộp trong vòng ba tháng kể từ ngày cấp. Quy tắc này xuất hiện trong các ghi chú chính thức về hồ sơ, vì vậy hãy kiểm tra ngày cấp trước khi nộp thay vì lấy giấy chứng nhận quá sớm (danh sách vĩnh trú diện vợ/chồng hoặc con, danh sách vĩnh trú diện người định trú dài hạn).

Mẫu đơn, mẫu giấy bảo lãnh và giấy cam kết hiểu rõ có thể được tải xuống từ các trang của Cục Xuất nhập cảnh hoặc nhận tại các văn phòng Cục Xuất nhập cảnh địa phương. Cục Xuất nhập cảnh cho biết các mẫu có thể được in trên giấy A4 theo Tiêu chuẩn Công nghiệp Nhật Bản và nên in một mặt, không in hai mặt (danh sách vĩnh trú diện vợ/chồng hoặc con).

Quy trình chuẩn bị giấy tờ từng bước

Trước hết, chọn danh sách giấy tờ xin vĩnh trú chính thức phù hợp với loại hiện tại của bạn: vợ/chồng hoặc con, người định trú dài hạn, tư cách liên quan đến công việc, người phụ thuộc, chuyên gia nước ngoài trình độ cao, hoặc chuyên gia nước ngoài trình độ cao đặc biệt. Không trộn lẫn các loại trừ khi danh sách chính thức cho loại của bạn yêu cầu.

Thứ hai, chuẩn bị đơn và giấy tờ nhận dạng được yêu cầu trong danh sách chính thức của loại bạn. Trong các danh sách dành cho vợ/chồng hoặc con và người định trú dài hạn được trích dẫn tại đây, các giấy tờ này bao gồm đơn, ảnh, giấy cư trú của hộ gia đình, xuất trình hộ chiếu, xuất trình thẻ cư trú, và giấy cam kết hiểu rõ. Nếu loại của bạn yêu cầu chứng minh quan hệ gia đình hoặc tình trạng cá nhân, hãy đặt các giấy tờ đó ngay sau đơn.

Thứ ba, thu thập giấy tờ nghề nghiệp và thu nhập nếu danh sách chính thức của loại bạn yêu cầu. Trong các danh sách dành cho vợ/chồng hoặc con và người định trú dài hạn, người lao động nên xin giấy chứng nhận đang làm việc; người tự kinh doanh nên chuẩn bị bản sao tờ khai thuế được liệt kê và bản sao giấy phép kinh doanh nếu áp dụng.

Thứ tư, thu thập chứng cứ về thuế, lương hưu và bảo hiểm y tế cho thời kỳ bắt buộc trong loại của bạn. Kiểm tra xem có giai đoạn thuế cư trú nào không được nộp qua khấu trừ lương hay không, vì các giai đoạn đó có thể cần chứng cứ như biên lai hoặc bản sao sổ ngân hàng.

Thứ năm, chuẩn bị giấy tờ người bảo lãnh nếu danh sách chính thức của loại bạn yêu cầu. Đối với các danh sách chính thức dành cho vợ/chồng và người định trú dài hạn được trích dẫn tại đây, điều đó có nghĩa là giấy bảo lãnh và giấy tờ xác định danh tính người bảo lãnh.

Cuối cùng, rà soát bản dịch, phần che thông tin, ngày tháng và định dạng in. Thêm bản dịch tiếng Nhật cho giấy tờ bằng tiếng nước ngoài, bôi đen các số lương hưu và bảo hiểm được bảo vệ, xác nhận giấy chứng nhận của Nhật Bản vẫn trong vòng ba tháng kể từ ngày cấp, và in các mẫu chính thức một mặt trên giấy A4.

Kiểm tra cuối cùng trước khi nộp

Một hồ sơ vĩnh trú mạnh không chỉ là một chồng giấy tờ; đó là một bộ hồ sơ đúng loại, còn hiệu lực về ngày tháng và dễ đọc. Các trang của Cục Xuất nhập cảnh nhấn mạnh rằng thiếu giấy tờ có thể làm chậm việc xét duyệt và có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ trong quá trình thẩm tra, vì vậy mục tiêu của bạn là làm cho hồ sơ ban đầu đầy đủ nhất có thể.

Nếu thời hạn lưu trú của bạn sẽ hết trong khi hồ sơ xin vĩnh trú đang chờ xử lý, Cục Xuất nhập cảnh nêu rằng bạn phải nộp riêng đơn xin gia hạn thời hạn lưu trú trước ngày hết hạn (Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú, thủ tục vĩnh trú). Việc nộp hồ sơ vĩnh trú không thay thế việc quản lý tư cách lưu trú thông thường của bạn.

Câu hỏi thường gặp