Gia hạn visa Quản lý Kinh doanh tại Nhật Bản: Hướng dẫn năm 2026

Để hoàn tất việc gia hạn visa Quản lý Kinh doanh tại Nhật Bản, bạn phải chứng minh rằng mình tiếp tục thực hiện các hoạt động quản lý hoặc điều hành đủ điều kiện và có đầy đủ căn cứ để được gia hạn thời gian lưu trú. Tùy thuộc vào nhóm tổ chức của bạn, một bộ hồ sơ được chuẩn bị kỹ lưỡng trong năm 2026 cần liên kết các hoạt động kể từ lần cấp phép trước với những tài liệu hỗ trợ về kinh doanh, tài chính, nhân sự, thuế và bảo hiểm áp dụng cho trường hợp của bạn.

Tên gọi chính thức của tư cách Quản lý Kinh doanh là 経営・管理 (keiei kanri), bao gồm các hoạt động tại Nhật Bản nhằm quản lý hoạt động thương mại hoặc một hoạt động kinh doanh khác, hay tham gia điều hành hoạt động kinh doanh đó. Tư cách này không bao gồm việc quản lý hoặc điều hành một hoạt động kinh doanh mà theo pháp luật chỉ những người có chứng chỉ thuộc tư cách lưu trú Dịch vụ Pháp lý/Kế toán mới được phép thực hiện. Cụm từ tìm kiếm 経営管理ビザ 更新 (keiei kanri biza kōshin) chỉ việc gia hạn tư cách này mà không chuyển sang một tư cách lưu trú khác.

Cơ quan xuất nhập cảnh xem xét những gì khi gia hạn

Gia hạn không đơn thuần là kéo dài thời gian lưu trú chỉ vì công ty vẫn còn đăng ký. Người nộp đơn phải có ý định tiếp tục các hoạt động được phép theo tư cách hiện tại, đồng thời Cơ quan xuất nhập cảnh phải xác định rằng có đầy đủ căn cứ để xem việc gia hạn là phù hợp theo tiêu chuẩn gia hạn chính thức.

Trang đăng ký tư cách Quản lý Kinh doanh phân loại tài liệu gia hạn theo từng nhóm tổ chức. Sau khi chứng minh được nhóm của mình, các tổ chức thuộc Nhóm 1 và Nhóm 2 nhìn chung không cần nộp thêm tài liệu. Đối với các nhóm phải nộp thêm tài liệu, danh sách bao gồm báo cáo tài chính gần đây, đăng ký pháp nhân nếu áp dụng, bản giải trình về hoạt động quản lý, chứng từ thuế và bằng chứng liên quan đến việc hoàn thành các nghĩa vụ thuế cũng như các khoản phải nộp công áp dụng. Các tài liệu phải thể hiện một nội dung nhất quán: công ty tồn tại, có hoạt động kinh doanh và thực sự do người nộp đơn quản lý.

Chứng minh hoạt động quản lý liên tục và thực chất

Đối với các nhóm tổ chức phải nộp thêm tài liệu gia hạn, danh sách chính thức yêu cầu một tài liệu có định dạng tùy ý, giải thích cụ thể về các hoạt động quản lý hoặc điều hành kinh doanh của bạn trong thời gian lưu trú gần nhất. Nếu có bất kỳ thay đổi nào kể từ lần nộp hồ sơ cư trú trước, tài liệu cũng phải giải thích lý do.

Hãy lập một trình tự thời gian rõ ràng bao quát toàn bộ thời gian đã được cấp phép. Mô tả trách nhiệm của bạn, các quyết định kinh doanh quan trọng, việc giám sát nhân viên, làm việc với khách hàng và nhà cung cấp, giám sát tài chính, công việc liên quan đến giấy phép, cũng như các thay đổi về sản phẩm, dịch vụ hoặc phương thức hoạt động.

Hỗ trợ nội dung giải trình bằng các hồ sơ tương ứng. Những bằng chứng bổ sung hữu ích có thể bao gồm hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, biên bản cuộc họp, tài liệu bảng lương, thư từ trao đổi và bằng chứng có ghi ngày tháng về hoạt động thương mại; Cơ quan xuất nhập cảnh có thể yêu cầu các tài liệu bổ sung không được nêu trong danh sách tiêu chuẩn.

Bản giải trình của bạn nên tập trung vào hoạt động quản lý thay vì chỉ thể hiện quyền sở hữu thụ động. Nếu có thời gian tạm ngừng, hoạt động bị thu hẹp, thay đổi văn phòng hoặc điều chỉnh mô hình kinh doanh, hãy nêu rõ thời điểm xảy ra, lý do và những biện pháp bạn đã thực hiện để ứng phó.

Bằng chứng tài chính cho thấy doanh nghiệp đang hoạt động

Đối với các nhóm tổ chức liên quan, hồ sơ gia hạn bao gồm báo cáo tài chính của năm tài chính gần nhất và, đối với pháp nhân, bản sao đăng ký pháp nhân. Các tài liệu bổ sung cũng bao gồm bằng chứng về giấy phép kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động bắt buộc nếu hoạt động đó cần được cấp phép.

Báo cáo tài chính đóng vai trò trọng tâm trong những trường hợp bắt buộc phải nộp vì chúng cho thấy công ty có tài sản, nợ phải trả, doanh thu, chi phí và tình trạng tài chính đang tiếp diễn hay không. Tuy nhiên, chỉ riêng sổ sách kế toán có thể không giải thích được các kết quả bất thường, vì vậy hãy liên kết chúng với bản mô tả hoạt động và các hồ sơ vận hành hỗ trợ.

Hãy kiểm tra để bảo đảm số liệu bán hàng, bảng lương, hồ sơ khai thuế, giao dịch ngân hàng, thông tin về nhân sự và bản giải trình bằng văn bản của bạn không mâu thuẫn với nhau. Nếu báo cáo tài chính gần nhất cho thấy rất ít hoạt động, hãy giải thích hoàn cảnh kinh doanh và cung cấp bằng chứng về hoạt động hiện tại hoặc hoạt động đã được khôi phục, thay vì để Cơ quan xuất nhập cảnh suy đoán rằng công ty đang ngừng hoạt động.

Hồ sơ gia hạn sau cải cách

Các tiêu chuẩn trong pháp lệnh cấp bộ và quy định thi hành đối với tư cách Quản lý Kinh doanh đã được sửa đổi, có hiệu lực từ ngày 16 tháng 10 năm 2025. Đối với hồ sơ gia hạn năm 2026, hãy sử dụng danh sách kiểm tra gia hạn hiện hành và xác định các tài liệu hỗ trợ áp dụng cho nhóm tổ chức của bạn.

Đối với các nhóm phải nộp thêm tài liệu gia hạn, danh sách hiện hành bao gồm tài liệu chứng minh có ít nhất một nhân viên toàn thời gian, trong đó có bằng chứng thanh toán tiền lương, hồ sơ cư trú và các tài liệu liên quan khác. Danh sách cũng bao gồm bằng chứng về năng lực tiếng Nhật của người quản lý hoặc một nhân viên toàn thời gian.

Các tài liệu về cơ sở kinh doanh, chẳng hạn như đăng ký bất động sản hoặc hợp đồng thuê, được liệt kê rõ ràng đối với hồ sơ xin cấp lần đầu và hồ sơ thay đổi tư cách, nhưng không được thể hiện là tài liệu đính kèm bắt buộc chung trong danh sách gia hạn được công bố. Tuy nhiên, trong quá trình xét duyệt, Cơ quan xuất nhập cảnh vẫn có thể yêu cầu những tài liệu không được liệt kê trên trang, vì vậy hãy nộp thêm bằng chứng về cơ sở kinh doanh nếu trường hợp của bạn được yêu cầu.

Lịch sử thanh toán thuế và bảo hiểm xã hội

Đối với các nhóm tổ chức phải nộp thêm tài liệu gia hạn, danh sách bao gồm giấy chứng nhận xác định thuế cư trú—hoặc giấy chứng nhận không thuộc diện chịu thuế—và giấy chứng nhận nộp thuế của người nộp đơn, thể hiện tổng thu nhập hằng năm và tình trạng thanh toán. Các giấy chứng nhận này do chính quyền địa phương nơi người nộp đơn cư trú vào ngày 1 tháng 1 cấp. Nếu không thể được cấp do mới nhập cảnh hoặc mới chuyển nơi cư trú, hãy liên hệ với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh khu vực gần nhất.

Đối với tổ chức là pháp nhân, các tài liệu bổ sung áp dụng bao gồm hồ sơ tham gia và thanh toán bảo hiểm lao động cũng như bảo hiểm xã hội. Danh sách cũng nêu các giấy chứng nhận liên quan đến thuế thu nhập khấu trừ tại nguồn và thuế thu nhập đặc biệt phục hồi, thuế pháp nhân, thuế tiêu dùng, thuế cư trú pháp nhân và thuế doanh nghiệp.

Đối với tổ chức do cá nhân kinh doanh, bộ hồ sơ được yêu cầu có thể bao gồm bảo hiểm lao động, bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế Quốc dân, các loại thuế quốc gia liên quan đến thu nhập, thuế tiêu dùng, thuế cư trú cá nhân và thuế kinh doanh cá nhân. Nếu chủ doanh nghiệp cá thể không có nghĩa vụ pháp lý phải đăng ký với tư cách đơn vị bắt buộc tham gia bảo hiểm xã hội, cần nộp bằng chứng giải trình.

Danh sách chung được công bố xác định giấy chứng nhận thuế cư trú của người nộp đơn là một trong các tài liệu bổ sung, nhưng không nêu riêng giấy chứng nhận bảo hiểm xã hội cá nhân tiêu chuẩn cho mọi người nộp đơn. Hãy sắp xếp đầy đủ hồ sơ bảo hiểm y tế và lương hưu cá nhân để sẵn sàng cung cấp nếu được yêu cầu, đồng thời sử dụng danh sách kiểm tra hiện hành áp dụng cho nhóm tổ chức của bạn.

Nếu có thể, hãy xử lý các hồ sơ khai báo còn thiếu, khoản tiền chưa thanh toán hoặc thông tin không nhất quán trước khi nộp đơn. Nếu một hồ sơ cần được giải thích, hãy cung cấp ngày tháng, tài liệu hỗ trợ và phần trình bày trực tiếp về hoàn cảnh thay vì bỏ qua vấn đề đó.

Nếu doanh nghiệp không hoạt động hoặc không có lợi nhuận

Các nguồn chính thức không quy định rằng thua lỗ tài chính sẽ tự động dẫn đến việc bị từ chối. Tuy nhiên, doanh nghiệp thua lỗ vẫn phải chứng minh hoạt động đủ điều kiện đang tiếp diễn, hoạt động thực tế và đầy đủ căn cứ để gia hạn thông qua sổ sách kế toán cũng như bản giải trình quản lý, nếu các tài liệu đó thuộc diện bắt buộc.

Hãy giải thích nguyên nhân thua lỗ, các biện pháp quản lý đã thực hiện, hợp đồng hoặc hoạt động hiện tại và cách công ty tiếp tục vận hành. Một công ty ngừng hoạt động đặt ra vấn đề nghiêm trọng hơn vì tư cách Quản lý Kinh doanh dựa trên việc thực hiện các hoạt động quản lý hoặc điều hành; Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú cảnh báo rằng người không thực hiện các hoạt động thuộc tư cách ban đầu có thể bị thu hồi tư cách lưu trú.

Không được mô tả một công ty không hoạt động là đang hoạt động. Nếu hoạt động đã dừng lại, hãy công khai trình tự thời gian và cung cấp bằng chứng đáng tin cậy về việc khởi động lại, nếu có; nếu không thể tiếp tục hoạt động đủ điều kiện, việc gia hạn có thể không phù hợp với mục đích của thủ tục này.

Danh sách kiểm tra gia hạn theo từng bước

1. Xác nhận nhóm tổ chức hiện tại. Nhóm này quyết định những tài liệu hỗ trợ nào là bắt buộc và những tài liệu nào thông thường có thể được miễn nộp.

2. Tải xuống danh sách kiểm tra và mẫu đơn gia hạn hiện hành. Đối với hồ sơ nộp từ ngày 15 tháng 4 năm 2026, các trường hợp thuộc Nhóm 3 hoặc Nhóm 4 phải nộp thêm bản khai liên quan đến người đại diện của tổ chức khi người nộp đơn tham gia điều hành kinh doanh.

3. Chuẩn bị bản mô tả hoạt động nếu được yêu cầu. Nếu áp dụng cho nhóm của bạn, hãy trình bày toàn bộ thời gian kể từ lần nộp hồ sơ trước, bao gồm các thay đổi và lý do của những thay đổi đó.

4. Thu thập các hồ sơ kinh doanh bắt buộc. Tùy thuộc vào nhóm của bạn, các hồ sơ này có thể bao gồm báo cáo tài chính mới nhất, đăng ký pháp nhân, giấy phép liên quan, bằng chứng về nhân sự và bằng chứng về năng lực tiếng Nhật.

5. Kiểm tra danh sách hiện hành sau cải cách. Xác nhận xem bằng chứng về nhân viên toàn thời gian, bằng chứng về năng lực tiếng Nhật hoặc các tài liệu bổ sung khác có áp dụng cho nhóm của bạn hay không. Tài liệu về vốn và cơ sở kinh doanh không được thể hiện là tài liệu đính kèm bắt buộc chung trong danh sách gia hạn được công bố.

6. Xin cấp các chứng từ thuế và bảo hiểm áp dụng. Đối với các nhóm phải nộp thêm tài liệu, hãy thu thập giấy chứng nhận thuế cư trú của người nộp đơn và hồ sơ của tổ chức về các loại thuế áp dụng, bảo hiểm lao động, bảo hiểm xã hội và các khoản phải nộp công khác.

7. Kiểm tra định dạng và thời hạn hiệu lực của tài liệu. Các giấy chứng nhận được cấp tại Nhật Bản nhìn chung phải được cấp trong vòng ba tháng, và tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch tiếng Nhật, trừ trường hợp thuộc ngoại lệ được quy định.

Nếu thời hạn lưu trú hiện tại kéo dài ít nhất sáu tháng, thông thường bạn có thể nộp hồ sơ từ khoảng ba tháng trước ngày hết hạn và phải nộp trước ngày hết hạn. Hồ sơ được nộp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh khu vực phụ trách nơi cư trú của người nộp đơn; việc gia hạn trực tuyến cũng được hỗ trợ.

Nếu được chấp thuận, lệ phí là 6.000 yên đối với hồ sơ thông thường hoặc 5.500 yên đối với hồ sơ trực tuyến, được thanh toán bằng tem lệ phí. Thời gian xử lý tiêu chuẩn được công bố là từ hai tuần đến một tháng, tuy nhiên việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và nhất quán về nội dung rất quan trọng vì tài liệu thiếu có thể gây chậm trễ đáng kể hoặc dẫn đến quyết định bất lợi.

Câu hỏi thường gặp