Danh sách kiểm tra khi chuyển đến Nhật Bản dành cho người có thị thực (2026)

Hãy sử dụng danh sách kiểm tra chuyển đến Nhật Bản dành cho người có thị thực này để ưu tiên các công việc sau khi đến nơi: kiểm tra giấy tờ xuất nhập cảnh, xác lập nơi cư trú và đăng ký địa chỉ đó. Người cư trú trung hoặc dài hạn mới nhập cảnh phải thông báo cho chính quyền địa phương trong vòng 14 ngày kể từ ngày xác định nơi cư trú. Sau đó, bạn có thể xác nhận các thủ tục về y tế, lương hưu, thuế, My Number, ngân hàng, điện thoại và gia hạn áp dụng cho mình.

Tại sân bay: kiểm tra việc cấp thẻ cư trú

Sau khi hoàn tất thủ tục nhập cảnh, hãy xác định xem bạn đã nhận được 在留カード (zairyū kādo), tức thẻ cư trú, hay chưa. Nếu chưa được cấp thẻ vật lý, hãy kiểm tra xem hộ chiếu của bạn có ghi chú rằng thẻ cư trú sẽ được cấp sau hay không.

Thủ tục đăng ký địa chỉ chính thức công nhận cả hai loại giấy tờ: bạn có thể xuất trình thẻ cư trú hoặc hộ chiếu có ghi chú về việc cấp thẻ sau. Hãy giữ bản gốc liên quan ở nơi dễ lấy, tạo một bản sao rõ ràng để lưu hồ sơ và tránh để giấy tờ trong hành lý khó lấy ra.

Hướng dẫn chính thức được cung cấp không nêu rõ sân bay nào cấp thẻ ngay lập tức, cũng không đảm bảo rằng mọi người nhập cảnh đều sẽ rời sân bay với thẻ cư trú trong tay. Vì vậy, việc thiết thực bạn cần làm là kiểm tra những giấy tờ mình thực sự đã nhận và giữ gìn ghi chú trong hộ chiếu nếu thẻ vẫn đang chờ cấp.

Đăng ký địa chỉ với chính quyền địa phương

Sau khi xác định nơi mình sẽ sinh sống, hãy đến cơ quan hành chính địa phương phụ trách địa chỉ đó và nộp 住居地の届出 (jūkyochi no todokede), tức thông báo nơi cư trú. Thời hạn bắt đầu từ ngày bạn xác định nơi cư trú, chứ không tự động được tính từ ngày chuyến bay của bạn đến Nhật Bản.

Nếu không chắc chỗ ở hiện tại có được xem là nơi cư trú mà bạn đã xác định hay không, đừng tự phỏng đoán. Hãy trình bày hoàn cảnh của bạn với cơ quan hành chính địa phương và hỏi họ xem thời hạn thông báo được tính từ thời điểm nào.

Tại quầy, hãy xuất trình thẻ cư trú hoặc hộ chiếu có ghi chú về việc cấp thẻ sau. Theo Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú, khi hoàn tất thủ tục đăng ký liên quan tại chính quyền địa phương và xuất trình giấy tờ đó, bạn được xem là đã hoàn tất thông báo nơi cư trú với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, vì vậy không cần nộp riêng biểu mẫu địa chỉ cho cơ quan xuất nhập cảnh.

Thủ tục thông báo nơi cư trú chính thức không thu phí. Hãy giữ lại mọi giấy tờ do chính quyền địa phương cấp và ghi lại ngày bạn hoàn tất việc nộp thông báo.

Hỏi về việc đăng ký bảo hiểm y tế và lương hưu

Hãy tận dụng lần đến cơ quan hành chính địa phương để hỏi xem những thủ tục bảo hiểm y tế quốc dân và lương hưu nào áp dụng cho trường hợp của bạn. Hai nguồn chính thức được cung cấp liên quan đến thông báo nơi cư trú và không quy định điều kiện tham gia, mức đóng, thời hạn đăng ký bắt buộc hay các trường hợp ngoại lệ đối với những chế độ này.

Một câu hỏi hữu ích tại quầy là: “Tôi đã đăng ký địa chỉ với tư cách là cư dân mới. Tôi phải hoàn tất những thủ tục bảo hiểm y tế và lương hưu nào, và cần cung cấp những giấy tờ gì?” Hãy đề nghị nhân viên chỉ rõ quầy riêng, đơn đăng ký hoặc hành động tiếp theo nếu có, thay vì cho rằng đăng ký địa chỉ sẽ tự động hoàn tất mọi thủ tục.

Hãy thêm các mục sau vào danh sách kiểm tra cá nhân của bạn:

• Xác nhận xem bạn có phải hoàn tất thủ tục bảo hiểm y tế quốc dân hay không.
• Xác nhận xem bạn có phải hoàn tất thủ tục lương hưu hay không.
• Yêu cầu danh sách giấy tờ hiện hành cho từng thủ tục áp dụng.
• Ghi lại cơ quan hoặc quầy phụ trách mọi bước tiếp theo.
• Giữ bản sao các biểu mẫu và thông báo bạn nhận được.

Đừng chỉ dựa vào những thủ tục mà một người có thị thực khác được yêu cầu thực hiện. Hãy nhận hướng dẫn từ cơ quan phụ trách dựa trên hồ sơ và hoàn cảnh cụ thể của chính bạn.

Xác nhận địa chỉ cho mục đích thuế và My Number

Đăng ký địa chỉ cũng là dịp thích hợp để hỏi chính quyền địa phương về hồ sơ thuế và My Number. Các nguồn chính thức được cung cấp cho hướng dẫn này xác nhận thủ tục thông báo nơi cư trú, nhưng không nêu rằng thủ tục đó tự động hoàn tất mọi việc liên quan đến thuế hoặc My Number.

Hãy đề nghị nhân viên hành chính địa phương kiểm tra xem bạn có cần thực hiện thủ tục riêng, nộp giấy tờ riêng hoặc đến cơ quan khác cho một trong hai nội dung này hay không. Nếu có thứ gì đó sẽ được gửi hoặc cấp sau, hãy yêu cầu hướng dẫn rõ ràng về những gì bạn sẽ nhận được và cơ quan cần liên hệ khi có thắc mắc.

Trước khi rời đi, hãy kiểm tra cách ghi địa chỉ trên mọi giấy tờ. Việc sử dụng thống nhất địa chỉ đã được ghi nhận khi làm việc với các tổ chức khác có thể giúp giảm nhầm lẫn không đáng có, mặc dù mỗi tổ chức có thể đặt ra yêu cầu giấy tờ riêng.

Sử dụng thẻ cư trú khi đăng ký dịch vụ ngân hàng và điện thoại

Hãy xem thẻ cư trú là giấy tờ khởi đầu quan trọng khi làm việc với ngân hàng hoặc nhà cung cấp dịch vụ điện thoại. Xuất trình thẻ và yêu cầu danh sách giấy tờ đăng ký hiện hành của nhà cung cấp đó, nhưng đừng cho rằng các quy định của chính quyền địa phương được mô tả ở trên quyết định những giấy tờ mà một nhà cung cấp thương mại phải chấp nhận.

Nếu thẻ của bạn vẫn đang chờ cấp, hãy luôn chuẩn bị hộ chiếu và ghi chú về việc cấp thẻ sau. Nguồn chính thức xác nhận rằng ghi chú trong hộ chiếu này có thể được sử dụng cho thông báo nơi cư trú tại chính quyền địa phương; điều đó không đảm bảo rằng mọi ngân hàng hoặc nhà cung cấp dịch vụ điện thoại đều sẽ chấp nhận giấy tờ này cho đơn đăng ký thương mại.

Một bộ hồ sơ đăng ký thiết thực có thể bao gồm:

• Thẻ cư trú của bạn, nếu đã được cấp.
• Hộ chiếu và mọi ghi chú liên quan đến thẻ cư trú.
• Giấy tờ nhận được sau khi đăng ký địa chỉ tại chính quyền địa phương.
• Hướng dẫn đăng ký hiện hành của chính nhà cung cấp.
• Bản sao các giấy tờ bạn nộp, nếu được phép.

Hãy kiểm tra để bảo đảm tên và địa chỉ bạn điền khớp với các giấy tờ xuất trình. Nếu nhà cung cấp yêu cầu giấy tờ mà bạn không có, hãy đề nghị họ xác định phương án thay thế được chấp nhận thay vì tự ý nộp một giấy tờ thay thế không chính thức.

Cập nhật địa chỉ nếu bạn chuyển nhà sau này

Danh sách kiểm tra chuyển chỗ ở đến Nhật Bản vẫn còn hữu ích sau lần chuyển đến ban đầu. Người cư trú trung hoặc dài hạn thay đổi nơi cư trú phải thông báo cho chính quyền địa phương phụ trách địa chỉ mới trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển đến đó.

Hãy xuất trình thẻ cư trú tại quầy của cơ quan hành chính địa phương. Việc hoàn tất thủ tục liên quan tại chính quyền địa phương bằng thẻ này được xem là đã hoàn tất thông báo thay đổi địa chỉ với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, và thủ tục chính thức này không thu phí.

Đây là thời hạn khác với thời hạn đăng ký ban đầu. Thời hạn ban đầu bắt đầu khi bạn xác định nơi cư trú đầu tiên sau khi nhập cảnh, còn thời hạn sau đó bắt đầu khi bạn chuyển đến nơi cư trú mới.

Lên kế hoạch gia hạn thị thực trước khi hết hạn

Đừng nhầm lẫn thời hạn đăng ký địa chỉ với kế hoạch gia hạn thị thực hoặc tư cách lưu trú. Các nguồn chính thức được sử dụng cho bài viết này quy định thời điểm phải thực hiện thông báo địa chỉ ban đầu và thông báo thay đổi địa chỉ, nhưng không quy định khoảng thời gian nộp hồ sơ gia hạn.

Hãy ghi lại chính xác thông tin hết hạn như được thể hiện trong giấy tờ xuất nhập cảnh hiện tại của bạn. Sau đó, tham khảo hướng dẫn hiện hành của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú dành cho diện của bạn, đồng thời xác nhận thời điểm có thể nộp đơn, cơ quan hoặc phương thức nộp đơn cần sử dụng và các giấy tờ bắt buộc.

Điểm khác biệt quan trọng là bạn không nên coi ngày nhập cảnh hoặc ngày đăng ký tại chính quyền địa phương là căn cứ cho việc gia hạn chỉ vì những ngày này xuất hiện ở nơi khác trong danh sách kiểm tra. Việc gia hạn thị thực hoặc thời gian lưu trú phải được lên kế hoạch dựa trên hướng dẫn xuất nhập cảnh áp dụng và thông tin về thời hạn hiệu lực trong giấy tờ của chính bạn.

Danh sách kiểm tra từng bước khi chuyển đến Nhật Bản

Hãy thực hiện theo thứ tự sau để dễ quản lý các công việc phụ thuộc vào giấy tờ:

1. Kiểm tra giấy tờ nhập cảnh. Xác nhận xem bạn có thẻ cư trú hay hộ chiếu có ghi chú rằng thẻ sẽ được cấp sau.
2. Xác định nơi cư trú. Ghi lại ngày này vì đây là thời điểm bắt đầu thời hạn thông báo địa chỉ ban đầu theo quy định.
3. Xác định chính quyền địa phương phụ trách. Tìm cơ quan phụ trách địa chỉ nơi bạn sinh sống.
4. Đăng ký địa chỉ đúng hạn. Xuất trình thẻ cư trú hoặc hộ chiếu có ghi chú hợp lệ và giữ lại mọi giấy tờ được cấp.
5. Hỏi về bảo hiểm y tế và lương hưu. Nhận hướng dẫn về các thủ tục áp dụng cho bạn thay vì cho rằng việc đăng ký là tự động.
6. Xác nhận các thủ tục về thuế và My Number. Hỏi xem có cần biểu mẫu, giấy tờ hoặc lần đến làm thủ tục tiếp theo riêng biệt hay không.
7. Liên hệ ngân hàng và nhà cung cấp dịch vụ điện thoại. Sử dụng thẻ cư trú làm giấy tờ khởi đầu, đồng thời kiểm tra yêu cầu của từng nhà cung cấp.
8. Tạo lời nhắc gia hạn. Ghi lại thông tin hết hạn trong giấy tờ xuất nhập cảnh và nhận hướng dẫn gia hạn hiện hành trước khi hết hạn.
9. Cập nhật với chính quyền địa phương sau khi chuyển nhà. Xuất trình thẻ cư trú tại cơ quan phụ trách địa chỉ mới trong thời hạn thay đổi địa chỉ áp dụng.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có 14 ngày kể từ khi nhập cảnh để đăng ký địa chỉ không?

Không nhất thiết. Quy định chính thức đối với người cư trú trung hoặc dài hạn mới nhập cảnh được tính từ ngày bạn xác định nơi cư trú, vì vậy ngày nhập cảnh và ngày bắt đầu thời hạn không tự động trùng nhau.

Nếu tôi không nhận được thẻ cư trú tại sân bay thì sao?

Hãy kiểm tra xem hộ chiếu có ghi chú rằng thẻ cư trú sẽ được cấp sau hay không. Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú cho phép xuất trình hộ chiếu có ghi chú này thay cho thẻ vật lý khi thực hiện thông báo nơi cư trú ban đầu tại chính quyền địa phương.

Việc đăng ký địa chỉ có đồng thời đăng ký bảo hiểm y tế và lương hưu cho tôi không?

Hướng dẫn đăng ký địa chỉ được trích dẫn không nêu rằng các thủ tục này được thực hiện tự động. Hãy hỏi cơ quan hành chính địa phương về các thủ tục bảo hiểm y tế và lương hưu áp dụng cho bạn, đồng thời yêu cầu danh sách giấy tờ hiện hành.

Thời hạn gia hạn bắt đầu từ khi nào?

Hai nguồn chính thức được sử dụng tại đây không quy định khoảng thời gian nộp hồ sơ gia hạn thị thực hoặc tư cách lưu trú. Hãy sử dụng thông tin hết hạn trong giấy tờ xuất nhập cảnh, kiểm tra hướng dẫn gia hạn hiện hành dành cho diện của bạn và lên kế hoạch hoàn tất thủ tục áp dụng trước khi hết hạn.

Câu hỏi thường gặp