Thủ tục gia hạn visa Nhật Bản: Hướng dẫn năm 2026

Để gia hạn thời gian lưu trú mà không thay đổi tư cách lưu trú hiện tại, hãy nộp đơn 在留期間更新許可申請 (zairyū kikan kōshin kyoka shinsei), tức đơn xin cấp phép gia hạn thời gian lưu trú. Đây là thủ tục gia hạn visa tiêu chuẩn tại Nhật Bản dành cho người cư trú tiếp tục thực hiện các hoạt động được cho phép theo tư cách lưu trú hiện tại.

Các ưu tiên thực tế rất đơn giản: xác định đúng giấy tờ theo từng tư cách lưu trú, nộp đơn trước ngày hết hạn hiện tại, và nộp thông qua văn phòng xuất nhập cảnh phụ trách địa chỉ của bạn hoặc hệ thống trực tuyến chính thức. Hướng dẫn này giải thích cách gia hạn visa tại Nhật Bản theo thủ tục do Cơ quan Dịch vụ Xuất nhập cảnh công bố.

Gia hạn visa Nhật Bản có tác dụng gì

Gia hạn thời gian lưu trú dành cho người nước ngoài muốn tiếp tục ở lại Nhật Bản sau thời hạn đã được cấp mà không thay đổi tư cách lưu trú. Đơn này dành cho những người tiếp tục các hoạt động thuộc phạm vi tư cách lưu trú hiện có. Trang thủ tục của Cơ quan Dịch vụ Xuất nhập cảnh mô tả phạm vi này.

Khi nào và ở đâu để nộp hồ sơ

Bạn phải nộp đơn gia hạn trước ngày cuối cùng của thời hạn lưu trú hiện tại. Đối với người được cấp thời hạn lưu trú từ sáu tháng trở lên, Cơ quan Dịch vụ Xuất nhập cảnh thường tiếp nhận đơn từ khoảng ba tháng trước ngày hết hạn. Cơ quan có thể tiếp nhận đơn sớm hơn ba tháng nếu có hoàn cảnh đặc biệt được công nhận, chẳng hạn như nhập viện hoặc đi công tác dài ngày; trước tiên hãy liên hệ với văn phòng nơi bạn dự định nộp đơn. Quy định chính thức về thời gian nộp hồ sơ.

Nộp tại văn phòng xuất nhập cảnh khu vực

Địa điểm nộp hồ sơ tiêu chuẩn là văn phòng quản lý xuất nhập cảnh khu vực có thẩm quyền đối với nơi cư trú của bạn. Giờ tiếp nhận được công bố là các ngày trong tuần, từ 9:00 sáng đến trưa và từ 1:00 chiều đến 4:00 chiều, tuy nhiên từng thủ tục cụ thể có thể áp dụng ngày hoặc giờ khác. Hãy kiểm tra với văn phòng khu vực liên quan hoặc Trung tâm Thông tin dành cho Người nước ngoài trước khi đến. Hướng dẫn chính thức về văn phòng và giờ tiếp nhận.

Sử dụng hệ thống trực tuyến

Cơ quan Dịch vụ Xuất nhập cảnh cũng cung cấp hình thức nộp đơn gia hạn thời gian lưu trú trực tuyến. Trang thủ tục trực tuyến chính thức bao gồm đơn gia hạn trong các loại đơn liên quan đến lưu trú có thể nộp qua hệ thống. Thông tin về thủ tục trực tuyến.

Hãy chọn phương thức cho phép bạn nộp đầy đủ hồ sơ theo tư cách lưu trú trước khi hết hạn. Việc có thể nộp trực tuyến không làm mất đi yêu cầu phải chuẩn bị giấy tờ cần thiết cho tư cách lưu trú cụ thể của bạn.

Từng bước: cách gia hạn visa tại Nhật Bản

Quy trình dưới đây áp dụng cho nhiều tư cách lưu trú, nhưng giấy tờ chứng minh cụ thể sẽ tùy thuộc vào tư cách và hoạt động của bạn.

1. Kiểm tra ngày hết hạn và tư cách lưu trú hiện tại

Xem thời hạn lưu trú hiện tại và xác định tư cách lưu trú theo đó bạn đang cư trú. Gia hạn sẽ giữ nguyên tư cách đó, vì vậy bước kiểm tra đầu tiên này xác định mẫu đơn và danh sách chứng cứ bạn cần.

Nếu bạn có thời hạn lưu trú từ sáu tháng trở lên, hãy tận dụng khoảng thời gian khoảng ba tháng trước ngày hết hạn để chuẩn bị và nộp hồ sơ. Đừng chờ đến ngày cuối cùng chỉ vì đơn vẫn có thể được nộp cho đến ngày hết hạn.

2. Mở danh sách chính thức dành cho tư cách của bạn

Cơ quan Dịch vụ Xuất nhập cảnh yêu cầu mẫu đơn và giấy tờ chứng minh tùy theo hoạt động và tư cách lưu trú của người nộp đơn. Trang gia hạn của cơ quan cung cấp các nhóm tư cách, bao gồm nhóm liên quan đến việc làm, học tập, gia đình và nhóm dựa trên tình trạng cá nhân. Hướng dẫn chính thức về biểu mẫu và giấy tờ.

Hãy sử dụng nhóm phù hợp với tư cách lưu trú hiện tại của bạn. Đọc kỹ danh sách thay vì dựa vào danh sách giấy tờ dành cho một tư cách khác, ngay cả khi hai tư cách đó có vẻ tương tự.

3. Hoàn thành đơn và thu thập giấy tờ cần thiết

Chuẩn bị mẫu đơn và mọi hạng mục được quy định cho tư cách của bạn. Mẫu đơn và giấy tờ yêu cầu thay đổi theo hoạt động và tư cách lưu trú của người nộp đơn.

Trước khi nộp, hãy rà soát toàn bộ giấy tờ:

• Sử dụng mẫu đơn dành cho tư cách lưu trú hiện tại của bạn.
• Thu thập các giấy tờ chứng minh được liệt kê cho tư cách và hoạt động đó.
• Đảm bảo thông tin trong đơn và giấy tờ chứng minh nhất quán với nhau.
• Nếu bạn nộp hồ sơ sớm hơn đáng kể so với khung ba tháng thông thường vì hoàn cảnh đặc biệt, hãy liên hệ trước với văn phòng có thẩm quyền.

Danh sách kiểm tra này được trình bày ở mức khái quát có chủ đích. Nguồn chính thức không cung cấp một danh sách giấy tờ chung cho mọi tư cách, vì vậy một thủ tục gia hạn visa đáng tin cậy tại Nhật Bản luôn bắt đầu bằng danh sách dành cho chính nhóm tư cách của bạn.

4. Nộp trực tiếp, thông qua người đại diện được ủy quyền hoặc trực tuyến

Thông thường, người nộp đơn tự mình nộp hồ sơ. Thủ tục chính thức cũng cho phép nộp thông qua người đại diện theo pháp luật hoặc một số người trung gian được ủy quyền, bao gồm nhân viên được chấp thuận của người sử dụng lao động hoặc cơ sở giáo dục, luật sư hoặc chuyên viên hành chính đã thông báo, và các cá nhân đủ điều kiện khác trong những trường hợp được quy định. Quy định chính thức về người có thể nộp hồ sơ.

Người trung gian được ủy quyền có thể nộp hồ sơ mà người nộp đơn không cần đến văn phòng xuất nhập cảnh khu vực, nhưng người nộp đơn phải đang ở Nhật Bản và vẫn có thể được yêu cầu có mặt nếu cơ quan xuất nhập cảnh cần trực tiếp đặt câu hỏi. Bận công việc, đi lại hằng ngày hoặc học tập không được liệt kê là lý do tự thân khiến việc có mặt trực tiếp không thể thực hiện.

Nếu nộp trực tuyến, hãy làm theo hướng dẫn về đơn lưu trú trực tuyến của Cơ quan Dịch vụ Xuất nhập cảnh. Theo dõi việc nộp hồ sơ và mọi thông tin liên lạc từ cơ quan xuất nhập cảnh.

5. Chờ quyết định và thực hiện theo mọi yêu cầu từ cơ quan xuất nhập cảnh

Thời gian xử lý tiêu chuẩn do cơ quan công bố là từ hai tuần đến một tháng. Thông tin chính thức về thời gian xử lý. Hãy xem đây là thời gian tiêu chuẩn, không phải cam kết riêng cho trường hợp của bạn, và tránh lập kế hoạch phụ thuộc vào việc có quyết định vào một ngày cụ thể.

Nếu được cấp phép, hãy nộp lệ phí theo quy định. Thủ tục chính thức cũng nêu rõ người có thể nhận thẻ cư trú khi có quyết định.

Lệ phí và thời gian xử lý

Lệ phí gia hạn được thanh toán khi được cấp phép, không phải chỉ để nộp đơn. Lệ phí niêm yết là 6.000 yên đối với đơn không thực hiện qua hệ thống trực tuyến và 5.500 yên đối với đơn trực tuyến; việc thanh toán thực hiện bằng tem lệ phí. Biểu lệ phí chính thức.

Thời gian xử lý tiêu chuẩn là từ hai tuần đến một tháng. Hãy nộp đủ sớm để có thời gian xử lý, đặc biệt nếu việc nhận quyết định trước ngày hết hạn là quan trọng đối với hoàn cảnh của bạn.

Đi lại khi đơn gia hạn đang chờ xử lý

Việc đi lại có thể tạo ra rủi ro thực tế khi đơn xuất nhập cảnh của bạn vẫn đang được xem xét. Các trang về gia hạn và thủ tục trực tuyến chính thức được cung cấp tại đây giải thích nơi nộp hồ sơ, người có thể nộp, lệ phí và thời gian xử lý tiêu chuẩn, nhưng không nêu thủ tục đi lại trong khi đơn đang chờ xử lý.

Đừng cho rằng chỉ nộp đơn gia hạn đã giải đáp được các vấn đề về xuất cảnh và trở lại Nhật Bản. Trước khi đặt chuyến đi quốc tế, hãy hỏi văn phòng xuất nhập cảnh khu vực phụ trách nơi cư trú của bạn về tình huống cụ thể và sử dụng các kênh chính thức của Cơ quan Dịch vụ Xuất nhập cảnh để xác nhận.

Điều này đặc biệt quan trọng nếu chuyến đi dự kiến của bạn gần ngày hết hạn hiện tại hoặc có thể trùng với yêu cầu cung cấp thêm thông tin từ cơ quan xuất nhập cảnh.

Đừng bỏ lỡ thời hạn gia hạn

Quy định được công bố rất rõ ràng: nộp đơn gia hạn chậm nhất vào ngày thời hạn lưu trú hiện tại của bạn hết hạn. Quy định chính thức về thời hạn nộp đơn. Nộp muộn không phải là thủ tục gia hạn thông thường.

Các nguồn chính thức được sử dụng cho hướng dẫn này không liệt kê hậu quả pháp lý của việc lưu trú quá hạn hoặc biện pháp xử lý gia hạn muộn. Vì vậy, đừng dựa vào các giả định không chính thức về thời gian ân hạn, ngoại lệ hoặc kết quả sau khi hết hạn. Hãy liên hệ ngay với văn phòng xuất nhập cảnh khu vực nếu bạn cho rằng mình có thể bỏ lỡ hoặc đã bỏ lỡ thời hạn.

Các câu hỏi thường gặp về gia hạn visa Nhật Bản

Khi nào tôi có thể nộp đơn gia hạn visa Nhật Bản? Hãy nộp đơn trước khi thời hạn lưu trú hiện tại của bạn hết hạn. Nếu thời hạn lưu trú được cấp là sáu tháng trở lên, đơn thường được tiếp nhận từ khoảng ba tháng trước ngày hết hạn. Xem thủ tục chính thức.

Tôi nộp đơn gia hạn visa Nhật Bản ở đâu? Nộp tại văn phòng quản lý xuất nhập cảnh khu vực phụ trách nơi cư trú của bạn, hoặc sử dụng thủ tục trực tuyến của Cơ quan Dịch vụ Xuất nhập cảnh khi có áp dụng. Thông tin nộp hồ sơ chính thức.

Gia hạn tốn bao nhiêu? Nếu được chấp thuận, lệ phí niêm yết là 6.000 yên đối với đơn không trực tuyến và 5.500 yên đối với đơn trực tuyến, thanh toán bằng tem lệ phí. Thông tin lệ phí chính thức.

Thời gian xử lý mất bao lâu? Cơ quan Dịch vụ Xuất nhập cảnh công bố thời gian xử lý tiêu chuẩn từ hai tuần đến một tháng. Xem thủ tục chính thức.

Câu hỏi thường gặp