Danh sách giấy tờ xin visa vợ/chồng Nhật Bản (2026)

Nếu bạn đang chuẩn bị giấy tờ cho hồ sơ visa vợ/chồng Nhật Bản theo diện 日本人の配偶者等 (Nihonjin no haigūsha tō), hãy bắt đầu với danh sách hiện hành của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản, đồng thời xây dựng một bộ chứng cứ nhất quán. Mẫu đơn chính xác sẽ thay đổi tùy theo việc bạn nộp từ nước ngoài, chuyển đổi tư cách lưu trú tại Nhật hay gia hạn, nhưng các giấy tờ trọng tâm về hôn nhân, tài chính và mối quan hệ có liên hệ chặt chẽ với nhau.

Hướng dẫn này tập trung vào hồ sơ lần đầu dựa trên việc kết hôn với công dân Nhật Bản. Theo Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản, giấy tờ thiếu có thể làm chậm đáng kể quá trình xét duyệt hoặc dẫn đến quyết định không thuận lợi.

Danh sách kiểm tra giấy tờ cốt lõi xin visa vợ/chồng

Hãy sử dụng loại hồ sơ phù hợp với tình huống của bạn. Người dự định nhập cảnh Nhật Bản có thể xin trước Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE); người đang ở Nhật theo tư cách lưu trú khác sẽ sử dụng hồ sơ chuyển đổi tư cách lưu trú. Trang chính thức dành cho vợ/chồng của công dân Nhật Bản cung cấp mẫu đơn và danh sách giấy tờ riêng cho từng thủ tục.

Đối với hồ sơ COE, hãy chuẩn bị các giấy tờ sau để xin visa vợ/chồng Nhật Bản:

• Đơn xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú: một mẫu đơn đã điền đầy đủ cho người nộp đơn.
• Ảnh của người nộp đơn: một ảnh đáp ứng các tiêu chuẩn theo yêu cầu của Cục, được dán vào đơn đăng ký.
• 戸籍謄本 (koseki tohon) của người vợ/chồng Nhật: một bản sao đầy đủ sổ hộ tịch gia đình thể hiện việc kết hôn. Nếu việc kết hôn chưa được ghi nhận, hãy nộp thêm giấy chứng nhận đã tiếp nhận thông báo kết hôn ngoài koseki.
• Giấy chứng nhận kết hôn của người vợ/chồng nước ngoài: một giấy chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền tại quốc gia mang quốc tịch của người nộp đơn cấp. Nếu sổ hộ tịch nước ngoài có ghi nhận hôn nhân, hồ sơ đó có thể được sử dụng đối với một số quốc tịch.
• Chứng cứ tài chính: giấy chứng nhận thuế cư trú và giấy chứng nhận đã nộp thuế của một năm gần nhất của người hỗ trợ, thể hiện tổng thu nhập và tình trạng nộp thuế.
• Thư bảo lãnh của người vợ/chồng Nhật: một 身元保証書 (mimoto hoshōsho).
• Giấy chứng nhận cư trú của người vợ/chồng Nhật: một 住民票 (jūminhyō) liệt kê tất cả thành viên trong hộ gia đình, không ghi My Number và không lược bỏ các mục khác.
• Bản câu hỏi: một 質問書 (shitsumonsho).
• Bằng chứng về mối quan hệ: hai đến ba ảnh chụp chung của hai vợ chồng, trong đó có thể xác nhận rõ cả hai người và diện mạo của họ; ảnh đã chỉnh sửa bằng ứng dụng không được chấp nhận. Các tài liệu như lịch sử mạng xã hội hoặc cuộc gọi cũng có thể được nộp.
• Phong bì phản hồi: đối với hồ sơ COE, một phong bì cỡ tiêu chuẩn ghi địa chỉ người nhận và dán đủ tem thư bảo đảm đơn giản.

Các yêu cầu này dựa trên danh sách giấy tờ chính thức dành cho vợ/chồng công dân Nhật của Cục. Đối với hồ sơ chuyển đổi tư cách lưu trú, người nộp đơn còn phải xuất trình hộ chiếu và thẻ cư trú. Hồ sơ gia hạn có danh sách giấy tờ ngắn hơn và không liệt kê giấy chứng nhận kết hôn nước ngoài, Bản câu hỏi hoặc ảnh chứng minh mối quan hệ là giấy tờ tiêu chuẩn.

Hồ sơ kết hôn: thể hiện hôn nhân trong cả hai hệ thống

Koseki tohon là một trong những giấy tờ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ 日本人の配偶者 必要書類 (Nihonjin no haigūsha hitsuyō shorui). Giấy tờ này kết nối sổ hộ tịch gia đình của người vợ/chồng Nhật với cuộc hôn nhân và phải ghi nhận việc kết hôn.

Người vợ/chồng nước ngoài cũng phải nộp giấy chứng nhận kết hôn do cơ quan có thẩm quyền tại quốc gia mang quốc tịch của họ cấp đối với hồ sơ COE hoặc chuyển đổi tư cách lưu trú. Hãy xem đây là các hồ sơ bổ sung cho nhau: hồ sơ của Nhật xác lập việc đăng ký tại Nhật, trong khi hồ sơ nước ngoài xác lập đăng ký kết hôn tại quốc gia của người nộp đơn.

Kiểm tra tên, ngày tháng và cách viết trên đơn đăng ký, koseki, giấy chứng nhận kết hôn, hộ chiếu, giấy tờ thuế và Bản câu hỏi. Cục lưu ý rằng sự khác biệt về cách viết tên giữa COE và hộ chiếu có thể cần xác minh thêm và mất nhiều thời gian hơn; nếu có thể, hãy nộp bản sao hộ chiếu cùng hồ sơ COE khi có khác biệt.

Bản câu hỏi: cần cung cấp chi tiết đến mức nào

Bản câu hỏi không phải chỉ là một thủ tục ngắn gọn. Đây là giấy tờ chính thức bắt buộc đối với hồ sơ COE và hồ sơ chuyển đổi tư cách lưu trú theo diện vợ/chồng của công dân Nhật Bản. Cục công bố các phiên bản tiếng Nhật, tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Hàn, tiếng Bồ Đào Nha, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Tagalog, tiếng Việt, tiếng Thái và tiếng Indonesia trên trang hồ sơ.

Hãy điền rõ ràng và nhất quán mọi mục áp dụng. Cung cấp câu trả lời cụ thể, trung thực, phù hợp với các ngày tháng và hoàn cảnh thể hiện trong giấy tờ khác của bạn, thay vì dựa vào những tuyên bố mơ hồ như “chúng tôi quen nhau trên mạng rồi quyết định kết hôn”.

Một cách hữu ích là lập dòng thời gian đơn giản trước khi viết: thời điểm lần đầu gặp nhau, quá trình phát triển liên lạc, các lần thăm gặp hoặc thời gian ở cùng nhau, quá trình kết hôn và kế hoạch sinh sống tại Nhật. Hãy tập trung vào những sự việc mà bạn có thể giải thích nhất quán nếu được hỏi, đồng thời bảo đảm nội dung không mâu thuẫn với ảnh, lịch sử cuộc gọi hoặc bằng chứng mạng xã hội.

Số lượng tài liệu chứng minh mối quan hệ bắt buộc không nhiều—hai đến ba ảnh của cặp đôi—nhưng phải thể hiện rõ cả hai người và không được chỉnh sửa bằng ứng dụng. Cục cũng nêu SNS và lịch sử cuộc gọi là các ví dụ về tài liệu bổ sung có thể chứng minh liên lạc giữa hai vợ chồng.

Giấy tờ thu nhập của người hỗ trợ và giấy bảo lãnh

Người hỗ trợ việc lưu trú của người nộp đơn phải chứng minh khả năng chi trả chi phí sinh hoạt. Chứng cứ tiêu chuẩn là giấy chứng nhận xác định hoặc miễn thuế cư trú của một năm gần nhất và giấy chứng nhận đã nộp thuế, với điều kiện các giấy này thể hiện cả tổng thu nhập hằng năm lẫn tình trạng nộp thuế. Nếu một giấy chứng nhận có cả hai nội dung, Cục chấp nhận chỉ giấy đó.

Các giấy chứng nhận này do chính quyền địa phương nơi người hỗ trợ cư trú vào ngày 1 tháng 1 cấp. Chứng cứ tài chính được liệt kê không nhất thiết luôn giới hạn ở người vợ/chồng Nhật—Cục đề cập đến người sẽ chi trả chi phí cho người nộp đơn—nhưng thư bảo lãnh cho tư cách này phải do người vợ/chồng Nhật đang cư trú tại Nhật hoàn thành.

Khi giấy tờ thuế thông thường không thể chứng minh tình hình tài chính, chẳng hạn sau khi mới nhập cảnh Nhật Bản hoặc chuyển nơi ở, Cục đưa ra các ví dụ về chứng cứ thay thế:

• Bản sao sổ ngân hàng hoặc bản in không thể chỉnh sửa của lịch sử giao dịch ngân hàng trực tuyến;
• Giấy chứng nhận dự kiến tuyển dụng hoặc thông báo mời làm việc do công ty Nhật Bản cấp; hoặc
• Tài liệu chứng minh tương đương.

Không nộp các tệp bảng tính có thể chỉnh sửa làm chứng cứ ngân hàng. Hướng dẫn chính thức chỉ cho phép bản in màn hình ngân hàng trực tuyến khi được in dưới hình thức không thể thay đổi.

Jūminhyō của toàn bộ hộ gia đình hỗ trợ phần chứng minh nơi cư trú trong hồ sơ. Hãy yêu cầu giấy này không có My Number nhưng không lược bỏ các mục khác, theo hướng dẫn trong danh sách kiểm tra chính thức.

Dịch giấy chứng nhận kết hôn nước ngoài

Giấy chứng nhận kết hôn bằng tiếng nước ngoài phải kèm theo bản dịch tiếng Nhật. Đây là hướng dẫn chung của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản đối với mọi giấy tờ nộp được lập bằng ngôn ngữ nước ngoài.

Danh sách visa vợ/chồng chính thức yêu cầu giấy chứng nhận kết hôn do cơ quan có thẩm quyền tại quốc gia mang quốc tịch của người nộp đơn cấp. Hãy bảo đảm bản dịch tiếng Nhật đầy đủ và phản ánh chính xác giấy tờ bằng tiếng nước ngoài.

Hãy kèm bản dịch tiếng Nhật cho mọi bằng chứng về mối quan hệ hoặc giấy tờ tài chính bằng tiếng nước ngoài mà bạn nộp khi nội dung của chúng quan trọng đối với hồ sơ.

Nộp hồ sơ từ nước ngoài bằng Giấy chứng nhận tư cách lưu trú

Nếu người vợ/chồng nước ngoài đang ở ngoài Nhật Bản và dự định nhập cảnh với tư cách vợ/chồng của công dân Nhật Bản, có thể xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú trước khi nhập cảnh. COE là hồ sơ nộp trước khi nhập cảnh để chứng minh rằng hoạt động dự kiến phù hợp với một tư cách lưu trú và các điều kiện nhập cảnh.

Sau khi được cấp, COE có thể được nộp hoặc xuất trình khi xin visa tại cơ quan đại diện ngoại giao của Nhật ở nước ngoài và khi nhập cảnh, giúp người nộp đơn được cấp visa và cho phép nhập cảnh nhanh hơn. Cục liệt kê thời gian xử lý tiêu chuẩn là một đến ba tháng, vì vậy hãy nộp hồ sơ với thời gian dự phòng thay vì lên kế hoạch dựa trên một ngày đi cố định.

Người nộp đơn, người đại diện được ủy quyền hoặc đơn vị trung gian đủ điều kiện có thể nộp hồ sơ COE. Hồ sơ được nộp tại văn phòng xuất nhập cảnh khu vực có thẩm quyền đối với nơi cư trú dự kiến hoặc tổ chức tiếp nhận liên quan; Cục cho biết không chấp nhận nộp qua đường bưu điện, trong khi hồ sơ COE trực tuyến có sẵn.

Theo tổng quan thủ tục của Cục, hồ sơ xin COE không có lệ phí. Nếu giấy chứng nhận và hộ chiếu có cách viết tên khác nhau, hãy cung cấp bản sao hộ chiếu nếu có thể để giảm các vấn đề xác minh về sau.

Kiểm tra cuối cùng trước khi nộp

Trước khi nộp, hãy sắp xếp giấy tờ theo thứ tự trong danh sách kiểm tra chính thức và xác nhận rằng mọi tên, địa chỉ và ngày tháng quan trọng đều thể hiện cùng một câu chuyện. Sử dụng mẫu đơn hiện hành cho thủ tục của bạn, in đơn một mặt trên giấy A4 theo hướng dẫn và đính kèm bản dịch tiếng Nhật cho hồ sơ bằng tiếng nước ngoài.

Để có bộ hồ sơ thực tế mạnh nhất, hãy làm cho hồ sơ kết hôn, Bản câu hỏi, giấy tờ thu nhập, thư bảo lãnh, giấy chứng nhận cư trú và bằng chứng mối quan hệ dễ đọc cùng nhau. Nếu hoàn cảnh của bạn khiến một giấy tờ trong danh sách không có sẵn hoặc không thể hiện thông tin thông thường, hãy sử dụng các ví dụ của Cục về chứng cứ tài chính thay thế và chuẩn bị cho khả năng bị yêu cầu nộp thêm tài liệu.

Câu hỏi thường gặp

Cần những giấy tờ gì để xin visa vợ/chồng Nhật Bản?

Một bộ hồ sơ lần đầu điển hình gồm mẫu đơn phù hợp, ảnh, koseki tohon của người vợ/chồng Nhật, giấy chứng nhận kết hôn của người vợ/chồng nước ngoài, hồ sơ tài chính, thư bảo lãnh, jūminhyō của toàn hộ gia đình, Bản câu hỏi và bằng chứng về liên lạc giữa hai vợ chồng. Hãy kiểm tra danh sách chính thức cho đúng thủ tục bạn thực sự nộp vì yêu cầu về COE, chuyển đổi và gia hạn khác nhau.

Giấy chứng nhận kết hôn nước ngoài có cần bản dịch tiếng Nhật không?

Có. Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản yêu cầu bản dịch tiếng Nhật đối với giấy tờ được lập bằng ngôn ngữ nước ngoài.

Người vợ/chồng Nhật có cần là người bảo lãnh không?

Đối với tư cách này, Cục quy định người bảo lãnh nên là người vợ/chồng Nhật đang cư trú tại Nhật Bản. Hãy sử dụng mẫu thư bảo lãnh do Cục chỉ định.

Tôi có thể nộp hồ sơ từ ngoài Nhật Bản không?

Có. Bạn có thể xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú theo diện vợ/chồng của công dân Nhật trước khi nhập cảnh. Sau khi được cấp, giấy này có thể được sử dụng cho thủ tục xin visa và nhập cảnh.

Câu hỏi thường gặp