Hướng dẫn thành lập công ty tại Nhật Bản để xin visa (2026)

Để thành lập công ty tại Nhật Bản nhằm chuẩn bị cho việc xin visa sau này, các bước thực tế bao gồm lựa chọn loại hình công ty, bảo đảm có địa chỉ văn phòng phù hợp và đăng ký pháp nhân trước khi tiến hành xin tư cách lưu trú lao động liên quan. Đối với các phương thức thành lập KK do JETRO mô tả, quá trình chuẩn bị đăng ký còn bao gồm việc góp vốn và lập hồ sơ chứng minh khoản vốn đó. Mô hình của JETRO đặt việc thiết lập hoạt động kinh doanh trước các giai đoạn xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú và visa.

Thành lập công ty trước hay xin visa trước?

Đối với người sáng lập mới làm theo mô hình thiết lập hoạt động của JETRO, việc thành lập công ty được thực hiện trước. Công ty hoàn tất đăng ký thành lập, xử lý các thông báo bắt buộc và chuẩn bị cơ sở hoạt động trước khi người đại diện nộp đơn xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực.

Trình tự này mang tính thực tế vì địa chỉ văn phòng được sử dụng để đăng ký công ty, nhận thông báo chính thức, nộp đơn xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú, mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và tuyển dụng. Việc đăng ký cũng tạo ra các hồ sơ pháp nhân mà ngân hàng thường yêu cầu.

Có một vấn đề quan trọng về trình tự đối với người nộp đơn đang sống ở nước ngoài: một số công việc thành lập công ty có thể đòi hỏi khả năng tiếp cận Nhật Bản trước khi công ty có tài khoản doanh nghiệp hoặc trước khi người sáng lập có giấy tờ định danh cư trú. JETRO lưu ý rằng phần lớn mọi người sử dụng dịch vụ của chuyên gia vì thủ tục thành lập được thực hiện bằng tiếng Nhật và có thể phức tạp.

Một tư pháp thư sĩ có thể đại diện thực hiện thủ tục đăng ký công ty, trong khi JETRO xác định hành chính thư sĩ là chuyên gia thường được thuê để xử lý các hồ sơ liên quan đến lưu trú. Hãy xác nhận phạm vi hành nghề của từng chuyên gia trước khi giao công việc thành lập công ty và thủ tục nhập cư.

Lựa chọn KK hay GK

Các lựa chọn thông thường là 株式会社 (kabushiki-kaisha, KK), được dịch là công ty cổ phần, và 合同会社 (gōdō-kaisha, GK), được dịch là công ty trách nhiệm hữu hạn. Cả hai đều là hình thức công ty con được công nhận theo Luật Công ty của Nhật Bản, và trong cả hai trường hợp, trách nhiệm của thành viên đều được giới hạn trong phạm vi tài sản đã góp.

GK cho phép mức độ tự do cao hơn trong việc quy định cơ chế quản trị nội bộ thông qua điều lệ công ty. Các thành viên của GK thường trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh, mặc dù điều lệ có thể cho phép bổ nhiệm thành viên điều hành.

JETRO cũng lưu ý rằng GK không bắt buộc phải công bố kết quả tài chính và có thể quy định trong điều lệ các thủ tục lập và phê duyệt báo cáo tài chính. Những đặc điểm này có thể khiến GK phù hợp khi chủ sở hữu muốn có một cơ cấu nội bộ tương đối linh hoạt.

KK là lựa chọn theo mô hình công ty cổ phần. Cơ cấu này có thể phù hợp hơn khi người sáng lập đặc biệt muốn một công ty được tổ chức dựa trên cổ phần, nhưng các nguồn được trích dẫn không chứng minh rằng lựa chọn KK thay vì GK sẽ cải thiện hồ sơ xin visa.

Hãy lựa chọn bằng cách xem xét ngược từ các yếu tố sau:

• ai sẽ góp vốn;
• ai sẽ quản lý hoạt động kinh doanh tại Nhật Bản;
• các quyết định sẽ được phê duyệt như thế nào;
• chủ sở hữu có muốn tận dụng tính linh hoạt trong quản trị của GK hay không;
• pháp nhân sẽ trình bày cơ cấu sở hữu và quản lý của mình với ngân hàng và cơ quan chức năng như thế nào.

Kết nối địa chỉ đăng ký với cơ sở kinh doanh

Nên bắt đầu tìm kiếm văn phòng từ sớm vì công ty cần có địa chỉ văn phòng để đăng ký và thực hiện một số thủ tục sau đăng ký. Hãy coi địa chỉ là một quyết định vận hành, không chỉ là một trường thông tin cần điền vào mẫu đơn.

Tên thương mại và thông tin trụ sở chính được đưa vào quy trình đăng ký, trong khi cùng một cơ sở kinh doanh đó cũng có thể xuất hiện trong các thông báo chính thức, tài liệu ngân hàng và hồ sơ xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú. Hãy bảo đảm hồ sơ của công ty và phần giải trình về hoạt động kinh doanh nhất quán với cơ sở thực tế đã lựa chọn.

JETRO đề cập đến văn phòng tạm thời như một cách để tiến hành công việc thiết lập hoạt động và gặp gỡ cố vấn. Tuy nhiên, trong hướng dẫn được cung cấp, JETRO không xác nhận rằng mọi hình thức văn phòng tạm thời, văn phòng dùng chung, địa chỉ nhà ở hoặc văn phòng ảo đều đáp ứng yêu cầu về cơ sở kinh doanh trong từng hồ sơ nhập cư cụ thể.

Góp vốn KK trước khi đăng ký

Đối với các phương thức thành lập KK do JETRO mô tả, vốn được góp trước khi nộp đơn đăng ký thành lập vì bằng chứng thanh toán liên quan phải được nộp cùng hồ sơ. Đối với KK được thành lập bằng phương thức chào bán cổ phần, JETRO nêu rằng vốn góp được gửi vào ngân hàng và giấy chứng nhận do ngân hàng cấp được nộp cho Cục Pháp vụ có thẩm quyền.

Đối với KK được thành lập không qua chào bán cổ phần, vốn có thể được gửi vào tài khoản của người khởi xướng, giám đốc đại diện tại thời điểm thành lập hoặc một giám đốc tại thời điểm thành lập. Hồ sơ đăng ký sau đó sử dụng bản sao sổ ngân hàng hoặc sao kê tài khoản cùng với tài liệu xác nhận số vốn đã góp.

Nếu tất cả những người được chỉ định nói trên đều cư trú ở nước ngoài, việc nhận khoản tiền góp vốn có thể được ủy quyền cho bên thứ ba. JETRO liệt kê giấy ủy quyền, bản sao sổ ngân hàng của bên thứ ba và tài liệu xác nhận khoản tiền gửi trong số các bằng chứng bắt buộc.

Các địa điểm xử lý thanh toán đủ điều kiện do JETRO mô tả bao gồm trụ sở chính và chi nhánh trong nước của ngân hàng, chi nhánh ở nước ngoài của ngân hàng Nhật Bản và chi nhánh tại Nhật Bản của ngân hàng nước ngoài. Trước khi chuyển tiền, hãy xác nhận phương thức thanh toán chính xác với chuyên gia đang chuẩn bị hồ sơ đăng ký.

Hãy kiểm tra điều kiện lưu trú trước khi cam kết góp vốn. Quy định Quản lý kinh doanh có hiệu lực từ ngày 16 tháng 10 năm 2025 yêu cầu pháp nhân có ít nhất 30 triệu yên vốn đã góp hoặc tổng vốn góp và tuyển dụng ít nhất một nhân viên toàn thời gian đáp ứng điều kiện. Vốn và tuyển dụng là hai yêu cầu riêng biệt. Quy định còn bao gồm năng lực tiếng Nhật, trình độ học vấn hoặc kinh nghiệm quản lý của người nộp đơn, và việc chuyên gia kiểm tra kế hoạch kinh doanh mới. Đăng ký công ty không tự chứng minh rằng đã đáp ứng các điều kiện này. Hãy kiểm tra quy định hiện hành và điều khoản chuyển tiếp của Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú cho hồ sơ cụ thể.

Các bước đăng ký và danh sách tài liệu

Bước 1: Xác định hoạt động kinh doanh

Hãy mô tả cẩn thận các hoạt động dự kiến. JETRO nêu rằng một công ty Nhật Bản có thể thực hiện các hoạt động được ghi trong phần mục tiêu của điều lệ công ty, vì vậy các mục tiêu này phải bao quát chính xác hoạt động kinh doanh dự kiến.

Kiểm tra xem hoạt động đó có yêu cầu giấy phép, phê duyệt hoặc thông báo hay không. Các ví dụ về ngành nghề được quản lý do JETRO xác định bao gồm tài chính, bảo hiểm, dược phẩm, đồ uống có cồn và các hoạt động liên quan đến xây dựng.

Bước 2: Chọn và kiểm tra tên thương mại

Tên thương mại phải xuất hiện trong điều lệ và hồ sơ đăng ký. Tên có thể sử dụng ký tự tiếng Nhật hoặc chữ cái Latinh, và JETRO khuyến nghị kiểm tra xem đã có công ty khác sử dụng tên đề xuất hay chưa.

Bước 3: Xác định cơ cấu và văn phòng

Chọn KK hoặc GK, xác định các thành viên tham gia và vai trò quản lý, đồng thời quyết định địa chỉ trụ sở chính. Chuẩn bị điều lệ và các quyết định nội bộ phù hợp với loại hình đã chọn.

Bước 4: Chuẩn bị con dấu và giấy tờ tùy thân

JETRO giải thích rằng các công ty thường chuẩn bị con dấu đại diện, con dấu ngân hàng và con dấu tên công ty. Con dấu đại diện được đăng ký với Cục Pháp vụ có thẩm quyền, trong khi con dấu ngân hàng được sử dụng trong giao dịch với các tổ chức tài chính.

Yêu cầu có thể khác nhau tùy theo hoàn cảnh của người đại diện và phương thức nộp hồ sơ. Đặc biệt, phương thức sử dụng giấy chứng nhận con dấu cá nhân của người cư trú phụ thuộc vào việc người đó có các giấy tờ cư trú cần thiết.

Bước 5: Góp và ghi nhận vốn KK

Đối với KK, hãy hoàn tất việc góp vốn bằng một trong các phương thức do JETRO mô tả và lưu giữ bằng chứng ngân hàng bắt buộc. Nếu bên thứ ba nhận khoản thanh toán vì tất cả người khởi xướng và giám đốc được chỉ định đều cư trú ở nước ngoài, hãy nộp kèm giấy tờ ủy quyền và hồ sơ tài khoản hỗ trợ.

Bước 6: Nộp hồ sơ đăng ký thành lập

Sử dụng các biểu mẫu và ví dụ do Cục Pháp vụ công bố dành cho loại hình công ty đã chọn. Cục Pháp vụ tiếp nhận hồ sơ đăng ký thương mại và pháp nhân, đồng thời cung cấp quyền truy cập vào dịch vụ một cửa của chính phủ dành cho việc thành lập công ty.

Đối với GK, thành viên đại diện có thể nộp đơn trực tuyến bằng Thẻ My Number và đầu đọc thẻ IC. Người nộp đơn không thể sử dụng phương thức trực tuyến này có thể nộp hồ sơ giấy, và chữ ký điện tử có thể loại bỏ yêu cầu nộp một số tài liệu đính kèm.

Bước 7: Chuẩn bị hồ sơ sau đăng ký

Sau khi đăng ký, hãy sắp xếp hồ sơ pháp nhân và hồ sơ hoạt động để phục vụ thủ tục thuế, ngân hàng, giấy phép và các thủ tục áp dụng khác:

• giấy chứng nhận các nội dung đăng ký của pháp nhân;
• giấy chứng nhận đăng ký con dấu pháp nhân;
• hồ sơ góp vốn;
• điều lệ và thông tin sở hữu;
• hồ sơ văn phòng;
• giấy phép hoặc đơn đăng ký liên quan đến hoạt động kinh doanh;
• tài liệu giải thích về công ty và các giao dịch dự kiến.

Thông báo thành lập liên quan đến thuế phải được nộp cho các cơ quan quốc gia, cấp tỉnh và cấp thành phố có thẩm quyền, tùy thuộc vào cách xử lý khác biệt mà JETRO nêu đối với các khu đặc biệt của Tokyo. Nghĩa vụ báo cáo đầu tư nước ngoài cũng có thể áp dụng: JETRO nêu rằng phải thông báo trước đối với một số ngành nhạy cảm nhất định, trong khi các doanh nghiệp khác thường phải báo cáo cho Ngân hàng Nhật Bản trong vòng 45 ngày kể từ ngày thành lập.

Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp với tư cách người sáng lập không cư trú

Tài khoản được sử dụng để nhận vốn thành lập KK không được JETRO mô tả là tài khoản tạm thời và có thể không phải là tài khoản của công ty. Đối với KK được thành lập không qua chào bán cổ phần, JETRO cho phép vốn được gửi vào tài khoản của người khởi xướng, giám đốc đại diện tại thời điểm thành lập hoặc giám đốc tại thời điểm thành lập. Nếu tất cả những người được chỉ định đều cư trú ở nước ngoài, việc nhận tiền có thể được ủy quyền cho bên thứ ba.

Trong mô hình của JETRO, việc nộp đơn mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng diễn ra sau khi doanh nghiệp được thành lập. Khi xem xét hồ sơ đó, ngân hàng thường yêu cầu các giấy chứng nhận của pháp nhân.

JETRO liệt kê giấy chứng nhận các nội dung đăng ký của pháp nhân, giấy chứng nhận đăng ký con dấu pháp nhân, giấy tờ tùy thân của người thực hiện giao dịch và con dấu sẽ đăng ký với ngân hàng là những tài liệu thường được yêu cầu. Mỗi tổ chức tự đặt ra các yêu cầu chi tiết riêng.

Việc mở tài khoản không diễn ra tự động. Ngân hàng tiến hành thẩm định và có thể từ chối hồ sơ dựa trên đánh giá tổng thể mà không công bố lý do chi tiết.

Ngân hàng có thể kiểm tra chủ sở hữu hưởng lợi của công ty, mục đích mở tài khoản, hoạt động kinh doanh, tình hình tài chính và mọi giấy phép hoặc chấp thuận bắt buộc. JETRO khuyến nghị chuẩn bị các tài liệu hỗ trợ như trang web công ty, giấy chứng nhận, hợp đồng và các bằng chứng khác, sau đó trả lời yêu cầu của ngân hàng một cách nhanh chóng và đáng tin cậy.

Đối với người sáng lập ở nước ngoài, điều này khiến việc chuẩn bị trở nên đặc biệt quan trọng. Trước khi lựa chọn ngân hàng, hãy hỏi ai có thể nộp hồ sơ, ngân hàng chấp nhận những giấy tờ tùy thân nào, cần những tài liệu pháp nhân nào và ngân hàng xác minh hoạt động kinh doanh thực tế bằng cách nào.

Câu hỏi thường gặp

Việc đăng ký công ty nằm ở đâu trong mô hình thiết lập hoạt động để xin visa của JETRO?

Trong mô hình thiết lập hoạt động chung của JETRO, việc đăng ký công ty diễn ra trước các giai đoạn xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú và visa. JETRO cũng nêu rằng cần có địa chỉ văn phòng để nộp đơn xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú. Tư cách lưu trú phù hợp phụ thuộc vào tính chất hoạt động của người nộp đơn tại Nhật Bản.

Tôi có thể góp vốn như thế nào nếu tất cả mọi người đều sống ở nước ngoài?

Đối với phương thức thành lập KK không qua chào bán cổ phần do JETRO mô tả, nếu tất cả người khởi xướng và giám đốc được chỉ định đều cư trú ở nước ngoài, việc nhận khoản thanh toán có thể được ủy quyền cho bên thứ ba. Hồ sơ đăng ký phải bao gồm giấy ủy quyền phù hợp, bản sao thông tin tài khoản và tài liệu xác nhận thanh toán.

Việc đăng ký có bảo đảm mở được tài khoản ngân hàng doanh nghiệp không?

Không. Ngân hàng tự tiến hành thẩm định, yêu cầu khác nhau tùy theo từng tổ chức và hồ sơ có thể bị từ chối.

Tôi có thể đăng ký tại bất kỳ địa chỉ thuận tiện nào không?

Địa chỉ văn phòng là cần thiết để đăng ký và thực hiện các thủ tục thiết lập hoạt động khác, nhưng hướng dẫn được cung cấp không nói rằng mọi địa chỉ có thể đăng ký đều sẽ đáp ứng yêu cầu thẩm định của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh. Hãy xác nhận cả khả năng sử dụng để đăng ký lẫn mức độ phù hợp đối với thủ tục nhập cư trước khi cam kết thuê cơ sở.

Câu hỏi thường gặp