SSW भिसा Documents Checklist: तपाईं र तपाईंको Employer ले के File गर्नुहुन्छ

Specified Skilled Worker भिसाको paperwork दुई भागमा बाँडिन्छ: तपाईंले दिने documents र तपाईंको employer ले दिने documents। Pillar overview ले application flow एउटा paragraph मा sketch गर्छ; यो article एक तह अझ गहिरिएर document checklist मा — हरेक item, कसले दिन्छ, के prove गर्छ, र सामान्य omissions कहाँ छन् — जान्छ।

यो महत्त्वपूर्ण छ किन कि SSW regular work visa भन्दा फरक ढंगले structured छ। Normal work-visa file ले तपाईंको degree र employer को financial standing मा भरोसा गर्छ; SSW file ले proven practical skill, functional Japanese, र registered support commitment मा भरोसा गर्छ। त्यसले paperwork को gravity को केन्द्र test certificates, 登録支援計画書 (registered support plan), र — Technical Intern graduates का लागि — tests पूर्णतया waive गर्ने completion certificate तर्फ सार्छ।

1. दुई application paths, दुई document sets

तपाईंले apply गर्दा physical रूपमा कहाँ हुनुहुन्छ, त्यसले तपाईंको paperwork को पहिलो विभाजन निर्धारण गर्छ। Requirements दुवैमा उस्तै छ; केवल procedural wrapper फरक हुन्छ।

Path A — overseas: Certificate of Eligibility (COE). तपाईं जापानबाहिष्कार हुनुहुन्छ भने, तपाईंको employer (वा तिनको registered support organisation) ले Immigration Services Agency जापानभित्र, तपाईंको तर्फबाट 在留資格認定証明書交付申請 (Application for Certificate of Eligibility) file गर्छ। COE application आफैं file गर्न निःशुल्क हो। Issue भएपछि, तपाईंले COE plus तपाईंको passport, visa application form, र photograph तपाईंको देशको जापानी embassy वा consulate मा लग्नुहुन्छ, जसले actual visa issue गर्छ (Immigration Services Agency, SSW status page)। COE त्यो document हो जसले embassy लाई तपाईंलाई status का लागि पहिल्यै screen गरिएको प्रमाणित गर्छ।

Path B — पहिल्यै जापानमा: change of status. तपाईंसँग पहिल्यै अर्को status of residence (उदाहरणका लागि, तपाईं Technical Intern Training सकाउँदै हुनुहुन्छ) छ भने, तपाईंले COE को सट्टा 在留資格変更許可申請 (Application for Permission to Change Status of Residence) file गर्नुहुन्छ। यो निःशुल्क होइन: अप्रिल 2025 fee revision देखि यो in person 6,000 yen वा online 5,500 yen लाग्छ। पछि existing SSW period renew गर्दा (在留期間更新許可申請) पनि उस्तै 6,000 / 5,500 yen fee लाग्छ।

Substantive documents — तपाईंको skill, language level, employment, र employer को support plan को proof — दुवै paths मा common छन्। फरक cover form (COE application vs change-of-status application) र तपाईंलाई embassy-stage visa paperwork पनि चाहिन्छ कि चाहिँदैन हो।

2. Registered support plan: employer को core document

Itemised checklist अघि, एउटा document लाई अलग उल्लेख गर्न लायक छ किनकि regular work-visa file मा यसको equivalent छैन: 登録支援計画書 (registered support plan)।

Type 1 worker भर्ना गर्ने company ले registered support को defined package दिनुपर्छ — pre-arrival orientation, bank account खोल्न र housing खोज्न सहायता, interpreting र language assistance, public procedures को guidance, र consultation तथा complaint route। 登録支援計画書 त्यो written plan हो जसले तपाईंका लागि यो सबै कसरी delivered हुनेछ भनी स्पष्ट रूपमा राख्छ (Immigration Services Agency, SSW status page)। यो employer-side documents को हिस्साका रूपमा (तलको Table 2) file गरिन्छ।

तपाईंको employer ले support in-house चलाउन नसके, उनीहरूले यो deliver गर्न registered support organisation (登録支援機関) सँग contract गर्नुपर्छ। त्यस्तो अवस्थामा plan ले अझै तपाईंलाई supported worker का रूपमा name गर्छ, तर registered third party ले obligation बोक्छ। Requirements article ले यो duty किन छ भन्ने cover गर्छ; यहाँ मुख्य कुरा plan आफैं required filing हो, courtesy होइन — यो बिना application अगाडि बढ्दैन।

3. आधिकारिक तीन-table structure

Immigration Services Agency ले SSW document list लाई तीन tables मा organize गर्छ, र ती कुनै पनि SSW file को skeleton हुन् (Immigration Services Agency, SSW status page):

• Table 1 (第1表) — applicant बारे documents (तपाईं): तपाईंको application form, photo, passport copy, CV, skills र language certificates, र medical certificate।
• Table 2 (第2表) — receiving organisation बारे documents (तपाईंको employer): company registration, financial statements, employment contract, insurance enrolment proof, salary explanation, र registered support plan।
• Table 3 (第3表) — field-specific documents: 16 sectors मध्ये हरेकले आफ्नै additional items थाप्छ, त्यसैले exact list तपाईं कुन sector मा हुनुहुन्छ त्यसमा भर पर्छ।

यो checklist को बाँकी भाग त्यो structure अनुसरण गर्छ, अनि त्यसपछि overseas applicants का लागि embassy stage र Technical Intern graduate ले यसको सट्टा के file गर्छ भन्ने cover गर्छ।

4. Table 1: तपाईंले दिने documents

यी applicant-side items हुन्, आधिकारिक SSW application list र ISA status page बाट। Waive नगरिएसम्म, तपाईंलाई सबै चाहिन्छ।

Application form (申請書). तपाईं र तपाईंको company ले यो सँगै भर्नुहुन्छ। Form तपाईंको path अनुसार फरक हुन्छ — overseas route का लागि COE application form, in-Japan route का लागि change-of-status form।

Photograph. 4 cm × 3 cm नापको एउटा photo, application form मा attach गरिने। COE application form ले अपेक्षा गर्ने size यही हो; embassy-stage visa photograph (§7) consulate अनुसार फरक size प्रयोग गर्न सक्छ भन्ने note गर्नुहोस्, त्यसैले एउटै photo दुवै stages का लागि काम गर्छ भनी मान्नुहुँदैन।

Passport copy (वा Certificate of Status of Residence). COE application का लागि तपाईंले passport copy submit गर्नुहुन्छ; change of status का लागि तपाईंले passport र residence card present गर्नुहुन्छ (SSW required documents)।

CV / employment records (経歴書). तपाईंले तयार गर्नुभएको तपाईंको work history को statement। यो regular work visa ले चाहिने academic transcript होइन — SSW ले degree माग्दैन — यो तपाईंले कहाँ काम गर्नुभयो र के गर्नुभयो भन्ने practical record हो।

Skills-test pass certificate (技能を証明する文書). तपाईंले आफ्नो field को sector-specific skills test पास गर्नुभयो भन्ने proof। यो SSW Type 1 entry gate गर्ने दुई exams मध्ये एक हो, र certificate त्यो prove गर्ने document हो।

Japanese-language proficiency certificate (日本語能力を証明する文書). तपाईंले language test — JFT-Basic (A2) वा JLPT N4 — पास गर्नुभयो भन्ने proof, sector-specific nuances (nursing care को extra evaluation test, taxi/bus drivers लाई N3) सहित, tests article मा cover गरिएको।

Medical examination certificate (健康診断書). Medical check certificate। यसले तपाईं कामका लागि fit हुनुहुन्छ confirm गर्छ — SSW मा specific requirement जुन regular work visa ले उस्तै गरी लागू गर्दैन। Official SSW reference formats मा ISA को SSW forms list बाट उपलब्ध standard health-check form समावेश छ।

Critical detail भनेको cold-start applicant का लागि दुवै test certificates mandatory हुन्। तपाईंले दुवै exams दिएर पास गर्नुभएको छैन भने, regular work visa ले जस्तो degree वा experience substitute गर्न सक्नुहुन्न — certificates नै gate हुन्।

5. Table 2: तपाईंको employer ले दिने documents

यी receiving-organisation items हुन्। तपाईंको employer ले तयार गर्छ; तपाईंले होइन, तर तपाईंलाई के-के हुन् भन्ने थाहा हुनुपर्छ किनकी यहाँका gaps ले तपाईंको application लाई तपाईंको आफ्नै file का gaps जति ढिला गराउँछन् (ISA SSW status page)।

Company registration (登記事項証明書). Company कानूनी रूपमा exist गर्छ र आफ्नो sector मा operate गर्न registered छ भनी prove गर्ने official registry extract।

Financial statements (決算書). Company को सबैभन्दा भर्खरको financial statements, जसले यो तपाईंलाई employ गर्न सक्ने going concern देखाउँछ। यो regular work visa documents सँग parallel छ, जहाँ employer को financial standing central हुन्छ।

Insurance enrolment proof. Company को labour insurance (労働保険) र social insurance (社会保険) मा enrolment status देखाउने documents — employer का रूपमा आफ्ना obligations पूरा गर्ने evidence।

Employment contract / conditions (雇用条件書). तपाईंका duties, hours, र pay बताउने written employment contract। SSW को specific rule छ कि तपाईंको compensation equivalent काम गर्ने Japanese worker लाई दिइएको level मा वा त्योभन्दा माथि हुनुपर्छ, त्यसैले contract यसको existence मात्र होइन, यसका लागि examine गरिन्छ।

Salary explanation (報酬に関する書類). तपाईंको remuneration रकम र यो कसरी set गरियो व्याख्या गर्ने document — "equivalent Japanese worker भन्दा समान वा बढी" check स्पष्ट गरिएको।

Registered support plan (登録支援計画書). §2 मा वर्णन गरिएको support plan — SSW-specific document जसको regular work-visa file मा counterpart छैन।

Labour management official appointment notice. Company ले foreign-worker labour conditions (労務管理) manage गर्ने official appoint गरेको र आवश्यक notification गरेको confirmation। Exact naming र कुनै supplementary employer items sector अनुसार फरक हुन सक्छ, त्यसैले ISA SSW status page लाई current list का लागि authority मान्नुहोस्।

एउटा जान्न लायक simplification: receiving organisation ले उही fiscal year मा पहिल्यै SSW worker accept गरेको छ भने, केही Table 2 employer documents पछिका applications का लागि पुनः submit गर्नुपर्दैन (ISA SSW status page)। तपाईंको employer ले यो shortcut लागू हुन्छ कि हुँदैन जाँच्नुपर्छ।

6. Table 3: sector-specific documents

16 sectors मध्ये हरेकले common Tables 1 र 2 माथि आफ्नै additional documents थाप्छ (ISA SSW status page)। Content field अनुसार फरक हुन्छ — caregiving, construction, food service, agriculture, र यस्तै हरेकका supervising bodies हुन्छन् जसले कुन extra proof चाहिन्छ specify गर्छन्।

Sector-specific list supervising ministries ले rules update गर्दै जाँदा परिवर्तन हुने भएकाले, सुरक्षित तरिका आधिकारिक SSW site मा तपाईंको field को page पढ्नु र file गर्नुअघि current Table 3 items confirm गर्नु हो। अर्को sector को checklist तपाईंकोमा लागू हुन्छ भनी मान्नुहोस् न — nursing care लाई construction बाट छुट्ट्याउने items नै त्यही हो जुन Table 3 ले capture गर्छ।

7. Technical Intern test-waiver substitute

Technical Intern Training (技能実習) पूरा गर्ने workers का लागि, सम्पूर्ण checklist को सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण substitution लागू हुन्छ: तपाईंले दुवै test certificates लाई आफ्नो Technical Intern completion certificate ले replace गर्नुहुन्छ।

Specific रूपमा, तपाईंले मिल्दो field मा Technical Intern Training No. 2 (技能実習2号) पूरा गर्नुभयो भने, तपाईंले skills-test र language-test certificates को सट्टा आफ्नो दुई-वर्षे Technical Intern Training completion certificate file गर्नुहुन्छ (SSW required documents)। Intern experience लाई उही skill को evidence मानिन्छ, त्यसैले cold-start applicant लाई gate गर्ने दुई tests तपाईंका लागि waive गरिन्छ।

दुई conditions ले यो substitute लाई बनाउँछ वा भाँच्छ:

• Field match हुनुपर्छ. Waiver तब मात्र लागू हुन्छ जब तपाईंको SSW sector त्यही field हो जसमा तपाईं Technical Intern बनी trained। Sector परिवर्तन गर्नुको अर्थ completion certificate ले नयाँ field को skill cover गर्दैन, र tests फेरि आउँछन्।
• Completion certificate नै document हो. यो एकल item ले दुई certificates replace गर्छ, त्यसैले यसको correctness र currency महत्त्वपूर्ण छ। अप्रिल 2027 देखि Technical Intern system Ikusei Shūrō system ले replace गर्छ, तर substitute सिद्धान्त — completion record tests को सट्टा — कायम रहन्छ, किनकी destination (SSW) र यसको test gate उही रहन्छ।

अरू सबैका लागि — overseas वा non-intern background बाट आउने applicants — Table 1 का दुई test certificates अपरिहार्य छन्।

8. Embassy stage (केवल overseas applicants)

तपाईं COE path मा हुनुहुन्छ भने, COE issue हुनु अन्तिम step होइन। Employer ले issue भएको COE पठाएपछि, तपाईंले तपाईंको देशको जापानी embassy वा consulate मा actual visa का लागि apply गर्नुहुन्छ। त्यो embassy-stage application लाई आफ्नै सानो document set चाहिन्छ (SSW required documents; MOFA, SSW working visa):

• Passport
• Visa application form (एक copy; केही nationalities, जस्तै Russia/CIS, लाई दुई चाहिन्छ)
• Photograph — embassy photo size 4 cm × 3 cm COE-stage photo भन्दा फरक हुन सक्छ भन्ने note गर्नुहोस्, त्यसैले तपाईंको specific consulate को specification जाँच्नुहोस्
• Certificate of Eligibility (तपाईंको employer ले प्राप्त गरेको COE)

तपाईं पहिल्यै change-of-status path मा जापानमा हुनुहुन्छ भने, तपाईंले यो stage पूर्णतया skip गर्नुहुन्छ — कुनै embassy visit छैन, किनकी तपाईं बाहिरबाट enter हुनुहुन्न।

9. Translation, format, र filing habits

सम्पूर्ण file मा केही rules लागू हुन्छन्, र ती अन्य जापानी immigration documents govern गर्ने उस्तै habits हुन्:

• Translations. Japanese वा English बाहेक भाषाका documents मा सामान्यतया Japanese translation attach गर्नुपर्छ (SSW required documents)। तपाईंका कुनै certificates — employment records, medical forms, prior qualifications — तेस्रो भाषामा छन् भने यसका लागि plan गर्नुहोस्।
• Originals राख्नुहोस्. Submit गरिएका materials सामान्यतया फिर्ता गरिँदैनन्। कुनै original replace गर्न गाह्रो छ भने, inspection का लागि लैजानुहोस् तर rules ले अनुमति दिएको ठाउँमा copy submit गर्नुहोस्।
• Recency. अन्य applications जस्तै, जापानमा issue गरिएका certificates recent हुनुपर्छ — धेरै अगाडि documents भेला गर्नुको सट्टा file गर्नुअघि issue dates जाँच्नुहोस्।
• One-sided A4. Official forms A4 paper मा one-sided print हुन्छन्, immigration filings मा प्रयोग हुने उस्तै standard।

Summary: सम्पूर्ण checklist

तपाईंको SSW file लाई तीन tables वरिपरि assemble गर्नुहोस्, अनि path-specific wrapper र कुनै embassy-stage items थप्नुहोस्:

1. आफ्नो path decide गर्नुहोस् — COE (overseas, file गर्न निःशुल्क) वा change of status (in-Japan, अप्रिल 2025 देखि 6,000 yen / online 5,500 yen)।
2. Table 1 (तपाईं): application form, 4 cm × 3 cm photo, passport copy, CV, skills-test certificate, language-test certificate, र medical examination certificate (SSW required documents)।
3. Table 2 (employer): company registration, financial statements, insurance enrolment proof, employment contract, salary explanation, र 登録支援計画書 registered support plan (ISA SSW status page)।
4. Table 3 (sector): तपाईंको field का additional documents, आधिकारिक SSW sector directory मा confirm गरिएको।
5. तपाईं Technical Intern graduate हुनुहुन्छ भने, आफ्नो दुई-वर्षे 技能実習2号 completion certificate ले दुई test certificates replace गर्नुहोस् — उही field मा मात्र।
6. Overseas हुनुहुन्छ भने, embassy stage थप्नुहोस्: passport, visa application form, photograph, र issue भएको COE।
7. सम्पूर्णमा, non-Japanese/English documents मा Japanese translations attach गर्नुहोस्, originals राख्नुहोस्, र file गर्नुअघि dates र sector-specific items लाई official sources विरुद्ध confirm गर्नुहोस्।

यो सामान्य जानकारी मात्र हो, कानूनी सल्लाह होइन।

सामान्य प्रश्नहरू