Checklist ng SSW Visa Documents: Ano ang Iyong Ii-file at ng Iyong Employer

Nahahati sa dalawang hati ang paperwork para sa isang Specified Skilled Worker visa: ang mga dokumentong ibinibigay mo at ang mga dokumentong ibinibigay ng iyong employer. Iginuguhit ng pillar overview ang application flow sa isang talata; pumapasok ang artikulong ito nang isang antas na mas malalim sa mismong document checklist — bawat item, sino ang nagbibigay, ano ang pinatutunayan nito, at saan mga karaniwang pagkukulang.

Mahalaga ito dahil iba ang estruktura ng SSW mula sa regular na work visa. Umasa ang isang normal na work-visa file sa iyong degree at sa financial standing ng employer; umaasa ang isang SSW file sa pinatunayang praktikal na skill, functional Japanese, at isang registered support commitment. Inililipat nito ang sentro ng grabidad ng paperwork patungo sa mga test certificate, sa 登録支援計画書 (registered support plan), at — para sa mga Technical Intern graduate — sa completion certificate na nagpo-waive sa mga test nang ganap.

1. Dalawang application path, dalawang set ng dokumento

Kung nasaan ka pisikal kapag nag-apply mo ang nagdedesisyon sa unang paghahati sa iyong paperwork. Pareho ang requirements anuman; ang procedural wrapper lamang ang nagkakaiba.

Path A — overseas: ang Certificate of Eligibility (COE). Kung nasa labas ka ng Japan, magfi-file ang iyong employer (o kanilang registered support organisation) ng 在留資格認定証明書交付申請 (Application for Certificate of Eligibility) sa Immigration Services Agency sa loob ng Japan, sa ngalan mo. Libreng i-file ang COE application mismo. Kapag inisyu na, dalhin mo ang COE kasama ang iyong passport, visa application form, at litrato sa Japanese embassy o consulate sa iyong bansa, na nag-iisyu ng aktuwal na visa (Immigration Services Agency, SSW status page). Ang COE ang dokumentong nagpapatunay sa embassy na na-screen ka na para sa status.

Path B — nasa Japan na: change of status. Kung may hawak ka na ng ibang status of residence (halimbawa, tinatapos mo ang Technical Intern Training), magfi-file ka ng 在留資格変更許可申請 (Application for Permission to Change Status of Residence) sa halip na COE. Hindi ito libre: mula noong April 2025 fee revision ay nagkakahalaga ito ng 6,000 yen in person o 5,500 yen online. Ang pag-renew ng umiiral na SSW period sa ibang pagkakataon (ang 在留期間更新許可申請) ay may parehong 6,000 / 5,500 yen na bayad.

Pareho sa parehong path ang substantive na mga dokumento — patunay ng iyong skill, iyong language level, iyong employment, at support plan ng iyong employer. Ang pagkakaiba ay ang cover form (COE application laban sa change-of-status application) at kung kailangan mo rin ng embassy-stage visa paperwork.

2. Ang registered support plan: core document ng employer

Bago ang itemised checklist, may isang dokumentong nararapat na ibukod dahil walang katumbas ito sa regular na work-visa file: ang 登録支援計画書 (registered support plan).

Dapat magbigay ang isang kumpanyang kumukuha ng Type 1 worker ng isang tiyak na pakete ng registered support — pre-arrival orientation, tulong sa pagbubukas ng bank account at paghahanap ng tirahan, interpreting at language assistance, gabay sa public procedures, at isang consultation at complaint route. Ang 登録支援計画書 ang nakasulat na planong nagtatakda nang eksakto kung paano ilalapat ang lahat ng ito para sa iyo nang tiyak (Immigration Services Agency, SSW status page). Isinusumite ito bilang bahagi ng mga employer-side document (Table 2, sa ibaba).

Kung hindi kayang patakbuhin ng iyong employer ang support in-house, dapat silang mag-kontrata ng isang registered support organisation (登録支援機関) upang ilapat ito. Sa kasong iyon, pinapangalanan pa rin ng plana ikaw bilang sinusuportahang manggagawa, pero isang registered third party ang nagdadala ng obligasyon. Sakop ng requirements article kung bakit umiiral ang tungkuling ito; dito ang mahalagang punto ay na ang mismong plana ay isang kinakailangang isinusumite, hindi kurtesiya — nang wala ito ay hindi nagpapatuloy ang application.

3. Ang opisyal na three-table na estruktura

Inaayos ng Immigration Services Agency ang listahan ng dokumento ng SSW sa tatlong table, at sila ang kalansay ng anumang SSW file (Immigration Services Agency, SSW status page):

• Table 1 (第1表) — mga dokumento tungkol sa aplikante (ikaw): iyong application form, litrato, kopya ng passport, CV, skills at language certificates, at medical certificate.
• Table 2 (第2表) — mga dokumento tungkol sa receiving organisation (iyong employer): company registration, financial statements, employment contract, insurance enrolment proof, salary explanation, at ang registered support plan.
• Table 3 (第3表) — field-specific na mga dokumento: bawat isa sa 16 sektor ay nagdaragdag ng sarili nitong mga item, kaya nakadepende ang eksaktong listahan kung aling sektor ka ba.

Sinusunod ng natitirang checklist na ito ang estrukturang iyon, at pagkatapos ay sumasaklaw sa embassy stage para sa mga overseas applicant at sa mga dokumentong isusumite ng isang Technical Intern graduate sa halip.

4. Table 1: mga dokumentong ibinibigay mo

Ito ang mga applicant-side na item, mula sa opisyal na SSW application list at sa ISA status page. Maliban kung na-waive, kailangan mo ang lahat ng ito.

Application form (申請書). Paglilipat ninyo ng iyong kumpanya. Nagkakaiba ang form ayon sa iyong path — isang COE application form para sa overseas route, isang change-of-status form para sa in-Japan route.

Litrato. Isang litrato na sukat na 4 cm × 3 cm, nakalakip sa application form. Ito ang sukat na inaasahan ng COE application form; tandaan na maaaring gumamit ng ibang sukat ang embassy-stage visa photograph (§7) ayon sa consulate, kaya huwag ipalagay na gumagana ang isang litrato sa parehong stage.

Kopya ng passport (o Certificate of Status of Residence). Para sa isang COE application ay nagsusumite ka ng kopya ng iyong passport; para sa change of status ay ipapakita mo ang iyong passport at residence card (SSW required documents).

CV / employment records (経歴書). Isang pahayag ng iyong work history na inihanda mo. Hindi ito ang academic transcript na gusto ng regular na work visa — hindi nangangailangan ng degree ang SSW — ito ay isang praktikal na talaan kung saan ka nagtrabaho at kung ano ang ginawa mo.

Skills-test pass certificate (技能を証明する文書). Patunay na nakapasa ka sa sector-specific skills test para sa iyong field. Ito ang isa sa dalawang exam na nagbabantay sa pagpasok ng SSW Type 1, at ang certificate ang dokumentong nagpapatunay nito.

Japanese-language proficiency certificate (日本語能力を証明する文書). Patunay na nakapasa ka sa language test — ang JFT-Basic (A2) o JLPT N4, kasama ang mga sector-specific nuances (extra evaluation test ng nursing care, kailangan ng taxi/bus drivers ng N3) na sakop ng tests article.

Medical examination certificate (健康診断書). Isang medical check certificate. Tiniyak nito na angkop ka sa trabaho — isang kinakailangang tiyak sa SSW na hindi ipinapataw ng regular na work visa sa parehong paraan. Kasama sa mga opisyal na SSW reference format ang isang standard na health-check form na available sa SSW forms list ng ISA.

Ang kritikal na detalye ay na mandatory ang parehong test certificate para sa isang cold-start applicant. Kung hindi ka pa nakakaupo at nakakapasa sa parehong exam, hindi mo mapapalitan ang isang degree o experience tulad ng pinapayagan ng regular na work visa — ang mga certificate ang tarangkahan.

5. Table 2: mga dokumentong ibinibigay ng iyong employer

Ito ang mga receiving-organisation na item. Inihahanda ng iyong employer ang mga ito; hindi ikaw, pero dapat mong malaman kung ano sila dahil nakakaantala ng iyong application ang mga puwang dito nang kasingtulad ng mga puwang sa sarili mong file (ISA SSW status page).

Company registration (登記事項証明書). Ang opisyal na registry extract na nagpapatunay na legal na umiiral ang kumpanya at nakarehistro na mag-operate sa sektor nito.

Financial statements (決算書). Ang pinakabagong financial statements ng kumpanya, na nagpapakita na isang going concern ito na kayang i-employ ka. Katulad nito sa regular na work visa documents, kung saan sentral ang financial standing ng employer.

Insurance enrolment proof. Mga dokumentong nagpapakita ng enrolment status ng kumpanya sa labour insurance (労働保険) at social insurance (社会保険) — ebidensya na tumutupad ito sa mga obligasyon nito bilang employer.

Employment contract / conditions (雇用条件書). Ang nakasulat na employment contract na naglalahad ng iyong mga tungkulin, oras, at bayad. May isang partikular na tuntunin ang SSW na dapat ang iyong kabayaran ay katumbas o higit pa sa antas na ibinabayad sa isang Japanese worker na gumagawa ng katumbas na trabaho, kaya sinusuri ang contract para dito, hindi lang para sa pag-iral nito.

Salary explanation (報酬に関する書類). Isang dokumentong nagpapaliwanag sa halaga ng iyong kabayaran at kung paano ito itinakda — ang "katumbas o higit pa sa katumbas na Japanese worker" na tseke na ginawang malinaw.

Registered support plan (登録支援計画書). Ang support plan na inilalarawan sa §2 — ang SSW-specific na dokumentong walang katulad sa regular na work-visa file.

Labour management official appointment notice. Kumpirmasyon na nagtalaga ang kumpanya ng opisyal na responsable sa pamamahala ng labour conditions ng foreign-worker (労務管理) at ginawa ang kinakailangang abiso. Nagkakaiba ang eksaktong pagpangalan at anumang supplementary na employer item ayon sa sektor, kaya ituring na awtoridad ang ISA SSW status page para sa kasalukuyang listahan.

Isang simplipikasyon na nararapat malaman: kung tumanggap na ang receiving organisation ng isang SSW worker sa parehong fiscal year, hindi kailangang muling isumite ang ilan sa mga Table 2 employer document para sa mga sumusunod na application (ISA SSW status page). Dapat suriin ng iyong employer kung nalalapat ang shortcut na ito.

6. Table 3: sector-specific na mga dokumento

Bawat isa sa 16 sektor ay naglalagay ng sarili nitong mga karagdagang dokumento sa karaniwang Tables 1 at 2 (ISA SSW status page). Nagkakaiba ang nilalaman ayon sa field — caregiving, construction, food service, agriculture, at iba pa ay may mga supervising body na tumutukoy kung anong extra proof ang gusto nila.

Dahil nag-iiba ang sector-specific na listahan kapag ina-update ng mga supervising ministry ang kanilang mga tuntunin, ang ligtas na diskarte ay basahin ang pahina ng iyong field sa opisyal na SSW site at kumpirmahin ang kasalukuyang Table 3 items bago mag-file. Huwag ipalagay na nalalapat ang checklist ng ibang sektor sa iyo — ang mga item na nagkakaila, sabihin natin, ng nursing care mula sa construction ay eksaktong sinusuri ng Table 3.

7. Ang Technical Intern test-waiver substitute

Para sa mga manggagawang nakumpleto ang Technical Intern Training (技能実習), nalalapat ang isa sa pinakamahalagang substitution sa buong checklist: pinapalitan mo ang parehong test certificate ng iyong Technical Intern completion certificate.

Partikular, kung nakumpleto mo ang Technical Intern Training No. 2 (技能実習2号) sa isang katugmang field, magfi-file ka ng iyong two-year Technical Intern Training completion certificate sa halip na sa skills-test at language-test certificates (SSW required documents). Itinuturing ang intern experience bilang ebidensya ng parehong skill, kaya na-wa-waive para sa iyo ang dalawang test na nagbabantay sa isang cold-start applicant.

Dalawang kondisyon ang gumagawa o sumisira sa substitute na ito:

• Dapat tumugma ang field. nalalapat ang waiver lamang kapag pareho ang iyong SSW sector sa field na iyong tinraining bilang Technical Intern. Ang paglipat ng sektor ay nangangahulugang hindi na sumasaklaw ang completion certificate sa skill ng bagong field, at babalik ang mga test sa larangan.
• Ang completion certificate ang dokumento. Ito ang nag-iisang item na pumapalit sa dalawang certificate, kaya mahalaga ang katumpakan at kasalukuyan nito. Mula Abril 2027 ay papalitan ng Ikusei Shūrō system ang Technical Intern system, pero nananatili ang prinsipyo ng substitute — completion record na katumbas ng mga test — dahil pareho ang destinasyon (SSW) at ang test gate nito.

Para sa lahat ng iba pa — mga aplikanteng galing sa overseas o mula sa non-intern background — hindi maiiwasan ang dalawang test certificate sa Table 1.

8. Ang embassy stage (mga overseas applicant lamang)

Kung nasa COE path ka, hindi ang pag-isyu ng COE ang huling hakbang. Kapag ipinadala na sa iyo ng iyong employer ang inisyung COE, mag-a-apply ka para sa aktuwal na visa sa Japanese embassy o consulate sa iyong bansa. Kailangan ng embassy-stage application na iyon ng sarili nitong maliit na set ng mga dokumento (SSW required documents; MOFA, SSW working visa):

• Passport
• Visa application form (isang kopya; ang ilang nationality, tulad ng Russia/CIS, ay nangangailangan ng dalawa)
• Litrato — tandaan na maaaring magkaiba ang embassy photo size mula sa 4 cm × 3 cm na COE-stage photo, kaya suriin ang spesipikasyon ng iyong consulate
• Ang Certificate of Eligibility (ang COE na nakuha ng iyong employer)

Kung nasa Japan ka na sa change-of-status path, ganap mong lalaktawan ang stage na ito — walang embassy visit, dahil hindi ka pumapasok mula sa labas.

9. Translation, format, at mga gawi sa pag-file

May ilang tuntunin na nalalapat sa buong file, at pareho ang mga gawi na namamahala sa iba pang Japanese immigration document:

• Mga translation. Ang mga dokumento sa ibang wika bukod sa Japanese o English ay karaniwang nangangailangan ng nakalakip na Japanese translation (SSW required documents). Magplano para dito kung ang alin man sa iyong mga certificate — employment records, medical forms, prior qualifications — ay nasa ikatlong wika.
• Itago ang mga orihinal. Hindi karaniwang ibinabalik ang mga isinumiteng materyal. Kung mahirap palitan ang isang orihinal, dalhin ito para sa inspection pero magsumite ng kopya kung saan pinapayagan ng mga tuntunin.
• Recency. Tulad ng ibang application, dapat bago ang mga certificate na inisyu sa Japan — suriin ang mga issue date bago mag-file kaysa mangalap ng mga dokumento nang sobrang maaga.
• One-sided A4. Isa-sided na naka-print sa A4 paper ang mga opisyal na form, ang parehong standard na ginagamit sa iba't ibang immigration filing.

Buod: ang kumpletong checklist

Ibuo ang iyong SSW file sa paligid ng tatlong table, at pagkatapos ay idagdag ang path-specific na wrapper at anumang embassy-stage na item:

1. Piliin ang iyong path — COE (overseas, libreng i-file) o change of status (in-Japan, 6,000 yen / 5,500 yen online mula noong Abril 2025).
2. Table 1 (ikaw): application form, 4 cm × 3 cm na litrato, kopya ng passport, CV, skills-test certificate, language-test certificate, at medical examination certificate (SSW required documents).
3. Table 2 (employer): company registration, financial statements, insurance enrolment proof, employment contract, salary explanation, at ang 登録支援計画書 registered support plan (ISA SSW status page).
4. Table 3 (sektor): ang mga karagdagang dokumento ng iyong field, kinumpirma sa opisyal na SSW sector directory.
5. Kung Technical Intern graduate ka, palitan ang iyong two-year 技能実習2号 completion certificate sa dalawang test certificate — parehong field lamang.
6. Kung overseas, idagdag ang embassy stage: passport, visa application form, litrato, at ang inisyung COE.
7. Sa buong proseso, maglakip ng Japanese translation sa mga dokumentong hindi Japanese/English, itago ang mga orihinal, at kumpirmahin ang mga petsa at sector-specific na item laban sa mga opisyal na mapagkukunan bago mag-file.

General information lamang ito at hindi legal advice.

Mga karaniwang tanong