Daftar Periksa Dokumen Visa SSW: Apa yang Diajukan Anda dan Pemberi Kerja Anda

Dokumen untuk visa Specified Skilled Worker terbagi menjadi dua bagian: dokumen yang disediakan Anda dan dokumen yang disediakan pemberi kerja Anda. Ikhtisar pillar membuat sketsa alur aplikasi dalam satu paragraf; artikel ini menyelami satu lapisan lebih dalam ke daftar periksa dokumen itu sendiri — setiap item, siapa menyediakannya, apa yang dibuktikannya, dan di mana kelalaian umum terjadi.

Ini penting karena SSW distrukturkan berbeda dari visa kerja biasa. Berkas visa kerja normal bersandar pada gelar Anda dan posisi keuangan pemberi kerja; berkas SSW bersandar pada keterampilan praktis yang terbukti, bahasa Jepang fungsional, dan komitmen dukungan terdaftar. Itu menggeser pusat gravitasi dokumen menuju sertifikat tes, 登録支援計画書 (rencana dukungan terdaftar), dan — bagi lulusan Technical Intern — sertifikat penyelesaian yang melepaskan tes sepenuhnya.

1. Dua jalur aplikasi, dua set dokumen

Di mana Anda secara fisik berada saat melamar menentukan pembagian pertama dalam dokumen Anda. Syarat sama saja baik cara mana; hanya pembungkus prosedural yang berbeda.

Jalur A — luar negeri: Certificate of Eligibility (COE). Jika Anda di luar Jepang, pemberi kerja Anda (atau organisasi dukungan terdaftar mereka) mengajukan 在留資格認定証明書交付申請 (Application for Certificate of Eligibility) ke Immigration Services Agency di dalam Jepang, atas nama Anda. Aplikasi COE itu sendiri gratis diajukan. Setelah diterbitkan, Anda membawa COE plus paspor, formulir aplikasi visa, dan foto ke kedutaan atau konsulat Jepang di negara Anda, yang menerbitkan visa aktual (Immigration Services Agency, halaman status SSW). COE adalah dokumen yang membuktikan kepada kedutaan bahwa Anda telah disaring untuk status itu.

Jalur B — sudah di Jepang: perubahan status. Jika Anda sudah memegang status tinggal lain (misalnya, Anda sedang menyelesaikan Technical Intern Training), Anda mengajukan 在留資格変更許可申請 (Application for Permission to Change Status of Residence) sebagai ganti COE. Ini tidak gratis: sejak revisi biaya April 2025 berbiaya 6.000 yen langsung atau 5.500 yen online. Memperpanjang masa SSW yang ada nanti (在留期間更新許可申請) membawa biaya 6.000 / 5.500 yen yang sama.

Dokumen substantif — bukti keterampilan Anda, tingkat bahasa Anda, pekerjaan Anda, dan rencana dukungan pemberi kerja Anda — sama untuk kedua jalur. Perbedaannya adalah formulir sampul (aplikasi COE vs aplikasi perubahan status) dan apakah Anda juga butuh dokumen visa tahap kedutaan.

2. Rencana dukungan terdaftar: dokumen inti pemberi kerja

Sebelum daftar periksa terperinci, satu dokumen layan diistimewakan karena tidak punya padanan dalam berkas visa kerja biasa: 登録支援計画書 (rencana dukungan terdaftar).

Perusahaan yang mempekerjakan pekerja Tipe 1 harus menyediakan paket dukungan terdaftar yang pasti — orientasi pra-kedatangan, bantuan membuka rekening bank dan mencari tempat tinggal, jasa penerjemahan dan bantuan bahasa, panduan prosedur publik, serta saluran konsultasi dan pengaduan. 登録支援計画書 adalah rencana tertulis yang menetapkan persis bagaimana semua ini akan disampaikan untuk Anda secara spesifik (Immigration Services Agency, halaman status SSW). Ia diajukan sebagai bagian dokumen sisi pemberi kerja (Tabel 2, di bawah).

Jika pemberi kerja Anda tidak dapat menjalankan dukungan secara internal, mereka harus mengontrak organisasi dukungan terdaftar (登録支援機関) untuk menyampaikannya. Dalam kasus itu rencana tetap menyebut Anda sebagai pekerja yang didukung, tetapi pihak ketiga terdaftar membawa kewajiban. Artikel syarat membahas mengapa kewajiban ini ada; di sini poin kuncinya adalah bahwa rencana itu sendiri adalah pengajuan wajib, bukan kesopanan — tanpa itu aplikasi tidak berjalan.

3. Struktur resmi tiga tabel

Immigration Services Agency mengorganisir daftar dokumen SSW menjadi tiga tabel, dan mereka adalah rangka dari setiap berkas SSW (Immigration Services Agency, halaman status SSW):

• Tabel 1 (第1表) — dokumen tentang pelamar (Anda): formulir aplikasi Anda, foto, salinan paspor, CV, sertifikat keterampilan dan bahasa, serta sertifikat medis.
• Tabel 2 (第2表) — dokumen tentang organisasi penerima (pemberi kerja Anda): pendaftaran perusahaan, laporan keuangan, kontrak kerja, bukti pendaftaran asuransi, penjelasan gaji, dan rencana dukungan terdaftar.
• Tabel 3 (第3表) — dokumen khusus bidang: setiap dari 16 sektor menambah item tambahannya sendiri, jadi daftar pasti tergantung sektor mana yang Anda masuki.

Selebihnya daftar periksa ini mengikuti struktur itu, lalu mencakup tahap kedutaan bagi pelamar luar negeri dan dokumen yang diajukan lulusan Technical Intern sebagai gantinya.

4. Tabel 1: dokumen yang Anda sediakan

Ini adalah item sisi pelamar, diambil dari daftar aplikasi SSW resmi dan halaman status ISA. Kecuali dilepaskan, Anda butuh semuanya.

Formulir aplikasi (申請書). Anda dan perusahaan Anda mengisinya bersama. Formulirnya berbeda tergantung jalur Anda — formulir aplikasi COE untuk rute luar negeri, formulir perubahan status untuk rute di-Jepang.

Foto. Satu foto berukuran 4 cm × 3 cm, dilampirkan ke formulir aplikasi. Ini ukuran yang diharapkan formulir aplikasi COE; perhatikan foto visa tahap kedutaan (§7) mungkin menggunakan ukuran berbeda tergantung konsulat, jadi jangan berasumsi satu foto berfungsi untuk kedua tahap.

Salinan paspor (atau Certificate of Status of Residence). Untuk aplikasi COE Anda menyerahkan salinan paspor Anda; untuk perubahan status Anda menyerahkan paspor dan kartu tinggal Anda (dokumen wajib SSW).

CV / catatan kerja (経歴書). Pernyataan riwayat kerja Anda yang disiapkan oleh Anda. Ini bukan transkrip akademik yang diinginkan visa kerja biasa — SSW tidak mensyaratkan gelar — ini catatan praktis di mana Anda telah bekerja dan apa yang Anda lakukan.

Sertifikat lulus tes keterampilan (技能を証明する文書). Bukti bahwa Anda lulus tes keterampilan khusus sektor untuk bidang Anda. Ini salah satu dari dua ujian yang menggerbangi masuk SSW Tipe 1, dan sertifikatnya adalah dokumen yang membuktikannya.

Sertifikat kemampuan bahasa Jepang (日本語能力を証明する文書). Bukti bahwa Anda lulus tes bahasa — JFT-Basic (A2) atau JLPT N4, dengan nuansa khusus sektor (tes evaluasi ekstra perawatan, pengemudi taksi/bus butuh N3) dibahas dalam artikel tes.

Sertifikat pemeriksaan kesehatan (健康診断書). Sertifikat pemeriksaan kesehatan. Ini mengonfirmasi Anda sehat untuk pekerjaan itu — syarat khusus SSW yang tidak dibebankan visa kerja biasa dengan cara yang sama. Format referensi SSW resmi mencakup formulir pemeriksaan kesehatan standar yang tersedia dari daftar formulir SSW ISA.

Detail kritisnya adalah bahwa kedua sertifikat tes wajib bagi pelamar awal-dingin. Jika Anda belum mengikuti dan lulus kedua ujian, Anda tidak dapat mengganti gelar atau pengalaman sebagaimana diperbolehkan visa kerja biasa — sertifikat adalah gerbangnya.

5. Tabel 2: dokumen yang disediakan pemberi kerja Anda

Ini adalah item organisasi penerima. Pemberi kerja Anda menyiapkannya; Anda tidak, tetapi Anda tahu apa itu karena celah di sini menunda aplikasi Anda sebanyak celah dalam berkas Anda sendiri (halaman status SSW ISA).

Pendaftaran perusahaan (登記事項証明書). Ekstrak registri resmi yang membuktikan perusahaan secara hukum ada dan terdaftar untuk beroperasi di sektornya.

Laporan keuangan (決算書). Laporan keuangan perusahaan terbaru, menunjukkan ia adalah going concern yang mampu mempekerjakan Anda. Ini paralel dengan dokumen visa kerja biasa, tempat posisi keuangan pemberi kerja sentral.

Bukti pendaftaran asuransi. Dokumen yang menunjukkan status pendaftaran perusahaan dalam labour insurance (労働保険) dan social insurance (社会保険) — bukti bahwa ia memenuhi kewajibannya sebagai pemberi kerja.

Kontrak kerja / kondisi (雇用条件書). Kontrak kerja tertulis yang menyatakan tugas, jam, dan gaji Anda. SSW punya aturan khusus bahwa kompensasi Anda harus pada atau di atas tingkat yang dibayar kepada pekerja Jepang yang melakukan pekerjaan setara, jadi kontrak diperiksa untuk ini, bukan hanya untuk keberadaannya.

Penjelasan gaji (報酬に関する書類). Dokumen yang menjelaskan jumlah remunerasi Anda dan bagaimana ditetapkan — pemeriksaan "sama atau lebih tinggi dari pekerja Jepang setara" dijadikan eksplisit.

Rencana dukungan terdaftar (登録支援計画書). Rencana dukungan yang dideskripsikan dalam §2 — dokumen khusus SSW yang tidak punya padanan dalam berkas visa kerja biasa.

Pemberitahuan penetapan pejabat manajemen tenaga kerja. Konfirmasi bahwa perusahaan telah menunjuk pejabat yang bertanggung jawab mengelola kondisi tenaga kerja pekerja asing (労務管理) dan membuat pemberitahuan yang wajib. Penamaan pasti dan setiap item pemberi kerja tambahan dapat berbeda per sektor, jadi anggap halaman status SSW ISA sebagai otoritas untuk daftar terkini.

Satu penyederhanaan yang layak diketahui: jika organisasi penerima telah menerima pekerja SSW di tahun fiskal yang sama, sebagian dokumen pemberi kerja Tabel 2 tidak diwajibkan diserahkan ulang untuk aplikasi berikutnya (halaman status SSW ISA). Pemberi kerja Anda harus memeriksa apakah jalan pintas ini berlaku.

6. Tabel 3: dokumen khusus sektor

Setiap dari 16 sektor menambah dokumen tambahannya sendiri ke Tabel 1 dan 2 yang sama (halaman status SSW ISA). Isinya berbeda per bidang — perawatan, konstruksi, layanan makanan, pertanian, dan seterusnya masing-masing punya lembaga pengawas yang menentukan bukti tambahan apa yang mereka inginkan.

Karena daftar khusus sektor berubah saat kementerian pengawas memperbarui aturannya, pendekatan yang aman adalah membaca halaman bidang Anda di situs SSW resmi dan mengonfirmasi item Tabel 3 terkini sebelum mengajukan. Jangan berasumsi daftar periksa sektor lain berlaku untuk Anda — item yang membedakan, katakanlah, perawatan dari konstruksi persis yang ditangkap Tabel 3.

7. Pengganti pelepasan tes Technical Intern

Bagi pekerja yang telah menyelesaikan Technical Intern Training (技能実習), salah satu substitusi terpenting dalam seluruh daftar periksa berlaku: Anda menggantikan kedua sertifikat tes dengan sertifikat penyelesaian Technical Intern Anda.

Secara spesifik, jika Anda menyelesaikan Technical Intern Training No. 2 (技能実習2号) di bidang yang cocok, Anda mengajukan sertifikat penyelesaian Technical Intern Training dua tahun Anda alih-alih sertifikat tes keterampilan dan tes bahasa (dokumen wajib SSW). Pengalaman magang diperlakukan sebagai bukti keterampilan yang sama, jadi dua tes yang menggerbangi pelamar awal-dingin dilepaskan bagi Anda.

Dua syarat yang menentukan substitusi ini:

• Bidang harus cocok. Pelepasan berlaku hanya ketika sektor SSW Anda adalah bidang yang sama tempat Anda dilatih sebagai Technical Intern. Berganti sektor berarti sertifikat penyelesaian tidak lagi mencakup keterampilan bidang baru, dan tes kembali berlaku.
• Sertifikat penyelesaian adalah dokumennya. Ini item tunggal yang menggantikan dua sertifikat, jadi kebenaran dan kekinianya penting. Mulai April 2027 sistem Technical Intern digantikan oleh sistem Ikusei Shūrō, tetapi prinsip substitusi — catatan penyelesaian menggantikan tes — terbawa, karena tujuan (SSW) dan gerbang tesnya tetap sama.

Bagi semua orang lain — pelamar yang datang dari luar negeri atau dari latar belakang non-magang — kedua sertifikat tes di Tabel 1 tidak terhindarkan.

8. Tahap kedutaan (khusus pelamar luar negeri)

Jika Anda pada jalur COE, mendapatkan COE diterbitkan bukan langkah terakhir. Setelah pemberi kerja Anda mengirimi Anda COE yang diterbitkan, Anda melamar visa aktual di kedutaan atau konsulat Jepang di negara Anda. Aplikasi tahap kedutaan itu butuh set kecil dokumennya sendiri (dokumen wajib SSW; MOFA, visa kerja SSW):

• Paspor
• Formulir aplikasi visa (satu salinan; beberapa kewarganegaraan, seperti Rusia/CIS, butuh dua)
• Foto — perhatikan ukuran foto kedutaan dapat berbeda dari foto tahap COE 4 cm × 3 cm, jadi periksa spesifikasi konsulat spesifik Anda
• Certificate of Eligibility (COE yang diperoleh pemberi kerja Anda)

Jika Anda sudah di Jepang pada jalur perubahan status, Anda melewatkan tahap ini sepenuhnya — tidak ada kunjungan kedutaan, karena Anda tidak masuk dari luar.

9. Terjemahan, format, dan kebiasaan pengajuan

Beberapa aturan berlaku di seluruh berkas, dan mereka adalah kebiasaan sama yang mengatur dokumen imigrasi Jepang lain:

• Terjemahan. Dokumen dalam bahasa selain bahasa Jepang atau Inggris umumnya butuh terjemahan bahasa Jepang dilampirkan (dokumen wajib SSW). Rencanakan untuk ini jika ada sertifikat Anda — catatan kerja, formulir medis, kualifikasi sebelumnya — dalam bahasa ketiga.
• Simpan dokumen asli. Materi yang disampaikan biasanya tidak dikembalikan. Jika dokumen asli sulit diganti, bawa untuk diperiksa tetapi serahkan salinan di mana aturan memperbolehkan.
• Kebaruan. Seperti aplikasi lain, sertifikat yang diterbitkan di Jepang harus baru — periksa tanggal terbit sebelum mengajukan alih-alih mengumpulkan dokumen terlalu awal.
• A4 satu sisi. Formulir resmi dicetak satu sisi pada kertas A4, standar yang sama yang digunakan di seluruh pengajuan imigrasi.

Ringkasan: daftar periksa lengkap

Susun berkas SSW Anda di sekitar tiga tabel, lalu tambahkan pembungkus khusus jalur dan setiap item tahap kedutaan:

1. Putuskan jalur Anda — COE (luar negeri, gratis diajukan) atau perubahan status (di-Jepang, 6.000 yen / 5.500 yen online sejak April 2025).
2. Tabel 1 (Anda): formulir aplikasi, foto 4 cm × 3 cm, salinan paspor, CV, sertifikat tes keterampilan, sertifikat tes bahasa, dan sertifikat pemeriksaan kesehatan (dokumen wajib SSW).
3. Tabel 2 (pemberi kerja): pendaftaran perusahaan, laporan keuangan, bukti pendaftaran asuransi, kontrak kerja, penjelasan gaji, dan 登録支援計画書 rencana dukungan terdaftar (halaman status SSW ISA).
4. Tabel 3 (sektor): dokumen tambahan bidang Anda, dikonfirmasi di direktori sektor SSW resmi.
5. Jika Anda lulusan Technical Intern, gantikan sertifikat penyelesaian 技能実習2号 dua tahun Anda untuk dua sertifikat tes — bidang yang sama saja.
6. Jika di luar negeri, tambahkan tahap kedutaan: paspor, formulir aplikasi visa, foto, dan COE yang diterbitkan.
7. Sepanjang jalan, lampirkan terjemahan bahasa Jepang untuk dokumen non-Jepang/Inggris, simpan dokumen asli, dan konfirmasikan tanggal serta item khusus sektor terhadap sumber resmi sebelum mengajukan.

Ini hanya informasi umum dan bukan nasihat hukum.

Pertanyaan umum